$" />Eine Einkaufspolitik und -strategie allein reichen nicht aus, damit die Einkaufsabteilung ihren Auftrag erfüllen und die erwarteten Ergebnisse liefern kann. Es ist zudem notwendig, ihre Leistung auf täglicher Basis zu messen und zu steuern.
Daher ist es erforderlich, die richtigen Überwachungsindikatoren einzuführen und über diese Indikatoren mittels Dashboards Bericht zu erstatten.
Die Auswahl der richtigen Indikatoren ist eine entscheidende Entscheidung und spezifisch für jeden Beruf, Sektor oder jedes Produkt.
Sobald die Indikatoren und das Dashboard validiert sind, besteht die Rolle der Einkaufsabteilung darin, die Ergebnisse zu kommunizieren und die notwendigen Maßnahmen umzusetzen, um diese im Hinblick auf die gesetzten Ziele zu verbessern.
Der Zweck des Einkaufs-Reportings
Alle Unternehmen haben eine Leistungsverpflichtung und die Pflicht, diese mit Indikatoren zu messen (kein Spiel ohne Spielstand!). Diese Indikatoren müssen daher aufeinander abgestimmt sein, um die Umsetzung und den Erfolg messbar zu machen.
Indikatoren ermöglichen es uns, die geleistete Arbeit anzuerkennen und zu messen, und helfen dabei, Projekte voranzutreiben, die manchmal komplex und langwierig sind. Aber Vorsicht: Bei übermäßigem Einsatz können sie zeitraubend werden und zu viel Druck auf unmittelbare Ergebnisse erzeugen, auf Kosten eines besonneneren, langfristigen Ansatzes.
Scorecard (Lieferantenleistung)
Die Scorecard ist eine Tabelle, die EINER Lieferantenbeziehung innerhalb des SRM-Programms gewidmet ist: Die Anzahl der Kriterien variiert je nach Einsatz und Kritikalität. Sie richtet sich an das interne Management und den Lieferanten.
Dashboard (Leistung der Einkaufsabteilung)
Das Dashboard ist ein Zusammenfassungstool, mit dem Sie den Fortschritt der Abteilung in Bezug auf ihre Ziele in den Bereichen Finanzen, Teamleben, Nutzung von Tools und Prozessen, Lieferantenleistung usw. verfolgen können.
Dieser Bericht ist für den hierarchischen Vorgesetzten bestimmt und gegebenenfalls für: interne Kunden, den funktionalen Vorgesetzten, die Standortleitung, das Einkaufsteam und sogar strategische Lieferanten.
Das Dashboard integriert somit alle Ziele (Gruppe, Standort, Kunden), wobei jedem Ziel ein oder zwei Indikatoren zugeordnet sind. Die Ziele werden für jede Warengruppe und/oder jeden Mitarbeiter aufgeschlüsselt.
Einkaufs-Reporting-Plan
Die bloße Implementierung von Dashboards reicht nicht aus; es ist auch wichtig, deren regelmäßige Nutzung sicherzustellen. Dies erfordert die Einrichtung eines Prozesses zur Erfassung und Validierung von Informationen, die Erstellung einer Zusammenfassung für jeden Nutzer und die Festlegung der Verfahren für die periodische Kommunikation bezüglich des Inhalts und der Analyse des Dashboards.
Ein Dashboard ist eine Gelegenheit, in den Dialog zu treten, Korrekturmaßnahmen einzuleiten und/oder Lob auszusprechen – basierend auf sachlichen, messbaren und lohnenden Elementen!
Fragebogen zur internen Einkaufszufriedenheit
Zu den bewährten Praktiken zur Verbesserung der Qualität einer Einkaufsabteilung gehören interne Zufriedenheitsumfragen. Während diese Praxis bei externen Kunden oder manchmal sogar bei Lieferanten üblich ist, werden interne Kunden der Einkaufsabteilung selten berücksichtigt. Angesichts der zentralen Rolle der Einkaufsabteilung sollte diese Best Practice es Ihnen ermöglichen, Ihre Funktion noch effektiver auszuüben!