Wie verhandelt man effektiv mit seinen Lieferanten?

Die Verhandlung ist selbstverständlich eine Schlüsselkompetenz des Einkäufers, das Ziel, zu dem all die vorbereitenden Schritte hinführen: die Einführung der Strategie und einer zugehörigen Organisation, die Segmentierung, die Informationsbeschaffung bei den internen Kunden, die Lieferantensuche …

Eine Schlüsselkompetenz

Die gute Nachricht ist, dass man das Verhandeln erlernen kann, sowohl durch die Kenntnis der Methoden und Techniken der Verhandlung als auch durch die Arbeit an den eigenen Haltungen und Verhaltensweisen. Die Verhandlung ist eher eine Kunst als eine Wissenschaft, und die Praxis ist wichtiger als die Kenntnis der Techniken. Alle Verhandlungssituationen sind unterschiedlich, sie hängen von einem geschäftlichen Kontext ab, der für jede der Parteien zu einem bestimmten Zeitpunkt spezifisch ist, und müssen immer sorgfältig vorbereitet werden

Zahlreiche völlig irrationale Elemente können eine Verhandlung beeinflussen, und daher ist es stets wichtig, „präsent“, aufmerksam und wachsam gegenüber Ihren Gesprächspartnern zu sein.

Eine erfolgreiche Verhandlung gliedert sich um die folgenden 3 Säulen:

1. Die Phasen der Verhandlung

2. Strategien und Taktiken

3. Kommunikation und Verhandlungsstile

Die Phasen der Verhandlung

Es gibt zahlreiche Werke, die sich mit der Verhandlung befassen, aber ein einfacher und universeller Ansatz besteht darin, 3 Phasen zu befolgen:
• Vorbereiten
• Durchführen
• Abschließen

Phase 1: Vorbereiten

Diese Phase gliedert sich selbst in 3 Teilphasen:

1. Verhandlungsfähigkeit

• sich selbst kennen (Verhalten, Psychologie … vgl. Kommunikation)
• Diese Phase nähert sich den Techniken der persönlichen Entwicklung an (Transaktionsanalyse, NLP, …)

2. Die Akteure (Information und Einfluss)

• Wer sind meine Gesprächspartner? (Rollen, Einfluss, Erfahrung, Netzwerk …)

3. Die Ziele und den Rahmen definieren
• Herausforderungen?
• Ziele (Ideal, realistisch, Rückzug)
• Organisation des Treffens (Planung, Logistik, Wahl des Ortes …)

Phase 2: Durchführen

Um Ihre Verhandlungen regelmäßig und dauerhaft gut vorzubereiten, können Sie sich also ein Vorbereitungsblatt erstellen, das beispielsweise Herausforderungen und Ziele, die Namen Ihrer Gesprächspartner, die Verhandlungsstrategie … enthält. Vergessen Sie auch nicht, eine Checkliste Ihrer Argumente sowie eine Checkliste der im Rahmen der Verhandlung anzusprechenden Themen zu erstellen.

Schließlich können Sie sich, um den Ablauf der Verhandlung selbst festzuhalten und zu beherrschen, mit einem Verhandlungsführungsblatt behelfen.

Auch hier sind 3 Teilphasen zu befolgen:

1. Vorverhandlung

es passiert vieles, bevor man „offiziell“ in der Verhandlung ist, in manchen Fällen ist alles vor dem Treffen definiert …

2. Verhandlung

• Ritualisierung … „break the ice“
• Information und Erkundung

• allgemeine Argumente verwenden
• nicht vergessen: viele Aspekte sind verhandelbar, es geht nicht nur um den Preis

• Entwicklung der Einflussmechanismen
• Annäherung / Anpassungen
• meine Argumente, meine Gegenargumente (kreativ sein, seine Beweise vorbereiten)
• besondere Argumente verwenden
• Zustandekommen der Einigung

3. Nachverhandlung

• Die Übereinstimmung von Zielen und Vereinbarungen überprüfen
• die Anwendbarkeit überprüfen

Phase 3: Abschließen

• Das richtige Verständnis der Einigungspunkte überprüfen
• Überprüfen, dass man das Was / Wann / Wie beantwortet hat
• Die Vereinbarungen niederschreiben (Protokoll, Vertrag, …)

Strategie und Taktiken

Zur Erinnerung, der Unterschied zwischen den Begriffen Strategie und Taktik:
• die STRATEGIE definiert die großen Ausrichtungen, die wesentlichen Maßnahmen, das zu erreichende Ziel, während
• die TAKTIKEN punktuelle Initiativen sind, bei denen der Verhandler die Gelegenheiten der Umstände ergreift und die Hindernisse umgeht.

So spricht man beispielsweise von einer offensiven oder defensiven Strategie, der Kooperation oder der Konfrontation, einer globalen oder schrittweisen Strategie … Die verschiedenen Taktiken sind unmittelbare und opportune Aktionen, je nachdem, was der Einkäufer in einer Situation zu einem bestimmten Zeitpunkt versteht, spürt und analysiert. Man kann bis zu 268 verschiedene Taktiken nennen, die man in 9 große Familien unterteilt (Drohung, Destabilisierung, Manipulation, Verhalten, Reziprozität, Argumentation, Abschluss, Zeit, Preis).

Kommunikation und Verhandlungsstile

Um gut zu verhandeln, gibt es Voraussetzungen, die auf „Soft Skills“, nicht-technische Kompetenzen, zurückgreifen. Das Zitat von Sun Zi, chinesischer General und Meister der Strategie, ist bezeichnend:

„Kenne dich selbst und kenne deinen Feind, und in hundert Schlachten wirst du nicht besiegt werden.“

Dafür haben die Humanwissenschaften zahlreiche Instrumente entwickelt, die auf bewährten Modulen beruhen und die man gut kennen sollte. Die nachstehenden Elemente schlagen bekannte und wirksame Ansätze vor.
• Die Transaktionsanalyse (Rollen Eltern / Erwachsener / Kind) ermöglicht es, die Haltungen zu entschlüsseln, sehr nützlich, um sich mit seinem Gesprächspartner zu synchronisieren, das ist eine unerlässliche Voraussetzung vor der Phase der Zugeständnisse;
• Die Synchronisierung mit seinem Gesprächspartner hängt auch von der Beherrschung der Kommunikation ab, der „verbalen“ (visuell / auditiv / kinästhetisch), der „nonverbalen“ (Haltung, Geste, Ausdruck) und der „paraverbalen“ (Stimme, Rhythmus, Sprechtempo …);
• Ein nützliches Instrument ist das SONCAS, um die Motivationen seines Gesprächspartners zu verstehen und seine Kommunikation entsprechend anzupassen. Man kann die Motivationen seines Gesprächspartners in 6 große Kategorien einteilen:

S: Sicherheit

O: Stolz

N: Neuheit

C: Komfort

A: Geld

S: Sympathie

• Es gibt anspruchsvollere Modelle, die auf den Arbeiten des Psychologen JUNG beruhen, aber eine Begleitung erfordern (Beispiel: MBTI).

Nachfolgend ein Beispiel eines Modells: Sie können Ihre Kommunikation verbessern, indem Sie Ihre dominanten und Hilfsstile innerhalb der Matrix Engagement / Kooperation identifizieren und daran arbeiten, systematisch den wirksamen Stil jedes der Quadranten anzunehmen