Wie und warum sollten Dashboards für den Einkauf implementiert werden?

Eine Einkaufspolitik und eine Strategie reichen allein nicht aus, damit die Einkaufsabteilung ihre Aufgabe erfüllt und die erwarteten Ergebnisse liefert. Man muss auch täglich ihre Leistung messen und steuern.

Es gilt daher, die richtigen Kennzahlen zur Nachverfolgung einzurichten und das Reporting dieser Kennzahlen über Dashboards zu gewährleisten.

Die Wahl der richtigen Kennzahlen ist eine entscheidende und für jede Branche, jeden Sektor oder jedes Produkt spezifische Wahl.

Sobald die Kennzahlen und das Dashboard validiert sind, besteht die Rolle der Einkaufsabteilung darin, über die Ergebnisse zu kommunizieren und die notwendigen Maßnahmen umzusetzen, um diese im Hinblick auf die gesetzten Ziele zu verbessern.

Das Warum des Einkaufs-Reportings

Alle Unternehmen haben eine Leistungspflicht und die Pflicht, diese mit Kennzahlen zu messen (kein Spiel ohne Ergebnis!). Diese Kennzahlen müssen daher ausgerichtet sein, um die Umsetzung und den Erfolg messen zu können.

Die Kennzahlen ermöglichen es, die geleistete Arbeit anzuerkennen und zu messen, und helfen dabei, die mitunter komplexen und langwierigen Projekte voranzutreiben. Vorsicht jedoch: Im Übermaß eingesetzt, können sie zeitraubend werden und zu viel Druck auf die unmittelbaren Ergebnisse erzeugen, zulasten eines überlegteren, langfristigen Ansatzes.

Scorecard (Lieferantenleistung)

Die Scorecard ist eine Tabelle, die EINER Lieferantenbeziehung des SRM-Programms gewidmet ist: Die Zahl der Kriterien variiert je nach Bedeutung und Kritikalität. Sie richtet sich an das interne Management und an den Lieferanten.

Dashboard (Leistung der Einkaufsabteilung)

Das Dashboard ist ein Synthese-Instrument, das es ermöglicht, die Entwicklung der Abteilung im Hinblick auf ihre Ziele in den Aspekten Finanzen, Teamleben, Nutzung der Instrumente und Prozesse, Lieferantenleistung usw. zu verfolgen.

Dieses Reporting ist für den hierarchischen Vorgesetzten bestimmt und gegebenenfalls: für die internen Kunden, den fachlichen Vorgesetzten, die Standortleitung, das Einkaufsteam und sogar die strategischen Lieferanten.

Das Dashboard integriert somit alle Ziele (Gruppe, Standort, Kunden), mit einer oder zwei Kennzahlen, die jedem Ziel zugeordnet sind. Die Ziele werden für jede Familie und/oder jeden Mitarbeiter heruntergebrochen.

Einkaufs-Reporting-Plan

Die Einrichtung der Dashboards reicht nicht aus, man muss auch ihre regelmäßige Nutzung sicherstellen. Dazu muss man einen Prozess zur Erfassung und Validierung der Informationen festlegen, eine Synthese für jeden Anfragenden erstellen und die Modalitäten einer regelmäßigen Kommunikation über den Inhalt und die Analyse der Tabelle definieren.

Ein Dashboard ist eine Gelegenheit zum Dialog, zur Einleitung einer Korrekturmaßnahme und/oder zum LOBEN auf Grundlage sachlicher, messbarer und belohnender Elemente!

Zufriedenheitsfragebogen für den internen Einkauf

Zu den bewährten Praktiken zur Verbesserung der Qualität einer Einkaufsabteilung gehört die interne Zufriedenheitsumfrage. Denn während die Praxis gegenüber den externen Kunden des Unternehmens oder manchmal sogar gegenüber den Lieferanten gängig ist, denkt man selten daran, die internen Kunden der Einkaufsabteilung zu befragen … Angesichts der zentralen Position dieser Abteilung sollte Ihnen diese bewährte Praxis ermöglichen, Ihre Rolle noch besser zu spielen!