Wie Sie Ihre Lieferanten während Ihrer Ausschreibungen richtig identifizieren und auswählen?

Ihr Lastenheft ist erstellt, Sie können es nun verbreiten und beginnen, potenzielle Partner zu identifizieren. Wissen Sie, welches die 3 vorrangigen Punkte sind, die Sie im Kopf haben müssen, um Ihre Lieferanten richtig zu identifizieren und auszuwählen?

Den Markt untersuchen

Den Markt gut zu kennen ist für einen Einkäufer grundlegend. Verschiedene Quellen können zur Sammlung von Informationen genutzt werden: Internet, professionelle Netzwerke (Kollegen, Experten, Branchenverbände, CNA …), Datenbanken mit Wirtschaftsinformationen, Messen oder Kongresse … Es ist auch möglich, seiner „Untersuchung“ die Elemente eines RFI (Request For Information, oder „unverbindliche Anfrage“) hinzuzufügen.

Die Porter-Matrix ist ein sehr nützliches Instrument, um seine Marktstudie zu einer Beschaffungsfamilie zu strukturieren und zusammenzufassen. Nachfolgend ein Beispiel:

Der Begriff des Reifezyklus eines Marktes ist ein Begriff, den man im Kopf behalten muss: Die Lieferanten haben nicht dasselbe Profil und nicht dieselben Merkmale auf einem Markt in der Phase der Einführung, des Wachstums, der Reife oder auch des Niedergangs.

Ein Markt strukturiert sich nach Wettbewerbskräften. Als Einkäufer müssen Sie diese Kräfte im Kopf haben, um Ihre Ausschreibung und Ihre Lieferantensuche richtig zu positionieren, bevor Sie sich auf eine dauerhafte Beziehung einlassen. So müssen Sie die potenziellen neuen Marktteilnehmer und die potenziellen Ersatzprodukte (bestehend oder in naher Zukunft) identifizieren, und Sie müssen die regulatorischen Einschränkungen kennen, denen Ihre Einkäufe und Ihre Produkte unterworfen sein werden.

Vorauswahl- und Auswahlkriterien verwenden

Die Auswahl eines Lieferanten zu steuern ist ein langer Prozess, der mehrere Schritte erfordern kann. Um zu einem Ergebnis zu gelangen, muss sich dieser Prozess in einer schrittweisen Verringerung der Zahl der auf Ihrer Liste vorhandenen Anbieter niederschlagen. Je nach Art des zu kaufenden Guts oder Produkts, seiner Komplexität, seines strategischen Rangs und der Höhe der zu tätigenden Ausgabe kann dieser Prozess manchmal viele Monate dauern.

In dem Maße, wie sich der Trichter verengt, müssen Sie Vorauswahlkriterien definieren. Diese Kriterien können in verschiedenen Bereichen des Unternehmens abgefragt werden, und Sie als Einkäufer müssen die Bedeutung jedes Kriteriums und Ihre Bedürfnisse in diesem Bereich definieren. So erhält man eine Tabelle, die Sie ausfüllen können, um alle aus Ihrem Sourcing hervorgegangenen Unternehmen zu bewerten, bevor Sie festlegen, welche Sie für die Ausschreibung konsultieren werden. Das erspart Ihnen natürlich, Unternehmen zu konsultieren, die sich später bei der Ausarbeitung der endgültigen Wahl als „außerhalb der Kriterien“ erweisen könnten.

Beispiel einer Vorauswahltabelle:

Am Ende der Ausschreibung, wenn nur noch einige wenige Lieferanten übrig sind, die alle Vorauswahlstufen bestanden haben, gilt es, die endgültige Auswahl anhand spezifischer und differenzierender Kriterien zu treffen. Es wird dringend empfohlen, diese Kriterien vor dem Start der Ausschreibung festzulegen, um jedes Risiko einer Überarbeitung während des Projekts zu vermeiden.

Bewährte Praktiken systematisieren

• Einem Lieferanten immer zuhören und antworten;
• Die Gründe angeben für eine Auswahl oder Nichtauswahl (den Aufwand des Lieferanten respektieren);
• Den Zeitplan einhalten. Bei Abweichungen informieren und erklären;
• Das Bewertungsraster gemeinsam mit den internen Kunden erstellen;
• Seine internen Kunden + das Management regelmäßig über den Verlauf der Ausschreibung informieren;
• Soweit möglich den Lieferantenstandort besuchen, insbesondere denjenigen oder diejenigen mit dem besten Potenzial;
• Die Vertraulichkeit wahren