Wie lässt sich das Lieferantenrisiko in Ihrem Unternehmen effektiv managen?

Das Management von Lieferantenrisiken ist zu einer wichtigen Aufgabe für eine Einkaufsabteilung geworden. Denn die Herausforderungen sind groß, die Umfelder unsicher und veränderlich, die Komplexität nimmt zu (Internationalisierung, Outsourcing, Regulierung …) und vor allem müssen Unternehmen ihre Quellen und externen Ressourcen sowie ihr Image gegenüber den Kunden schützen.

Die 5 Bereiche des Lieferantenrisikos

Risiken zu managen bedeutet, regelmäßig und strukturiert Bewertungsmaßnahmen oder zumindest Überlegungen zu diesen großen Bereichen durchzuführen, um konkret die möglichen Quellen zu identifizieren, die die Lieferung des gekauften Produkts oder der gekauften Dienstleistung beeinträchtigen könnten. Diese Analyse muss durch eine Marktbeobachtung der wichtigsten strategischen Lieferanten ergänzt werden, um im Fall eines erwiesenen Problems schnell reagieren zu können.

Man kann die Risiken in 5 große Bereiche gruppieren:
• wirtschaftlich
• finanziell
• technologisch, logistisch & qualitätsbezogen
• regulatorisch
• fachlich

Die wirtschaftlichen Risiken sind makroökonomische Risiken (Marktumschwung, Wechselkurse, Wetterlage, politisches Risiko in bestimmten Ländern …), die den Preis oder die Beschaffung bestimmter Produkte erheblich beeinflussen können. Diese Risiken werden oft durch das Ausarbeiten von Rückzugsszenarien (Plan B – Vorausschau) abgesichert.

Die finanziellen Risiken entsprechen Situationen, in denen Ihr Unternehmen seine Strategie oder sein Produkt/seine Dienstleistung ändert (so wirkt sich beispielsweise die Verlagerung einer Tätigkeit auf die Vertriebskette aus, ein neues Produkt erfordert Investitionen bei den Lieferanten).

Schließlich kann Ihr Lieferant, wenn seine finanzielle Gesundheit zu fragil ist, zu stark verschuldet und in einer Situation der Betriebseinstellung geraten. Die finanziellen Risiken werden durch eine gute wirtschaftliche Analyse Ihrer Hauptlieferanten (SRM) abgesichert.
Die technologischen, logistischen und qualitätsbezogenen Risiken sind die direkt mit den Abläufen verbundenen Risiken: veraltete oder zu neue Technologie mit ungewisser Zuverlässigkeit, unregelmäßige Lieferungen (logistisches Risiko, Risiko der Vernichtung von Beständen, unverkaufter Ware …) oder auch unzureichende Qualität der gelieferten Produkte (Vorfälle, Ausschuss …).

Das regulatorische Risiko betrifft die mangelnde Kenntnis der Vorschriften eines Landes, einer Gesetzgebung, eines Sektors oder die Vernachlässigung der vertraglichen Aspekte einer Beziehung. Es wird abgesichert, indem man wachsam und informiert ist, Verträge aufsetzt und die verschiedenen für die Branchen geltenden Vorschriften gut kennt (Untervergabegesetz 1334 von 1975 für Dienstleistungen und Zeitarbeit, Dutreil-2-Gesetz zugunsten von KMU gegenüber dem Großhandel, das Gesetz über geistiges Eigentum für Beratungsunternehmen …).

Schließlich sind die fachlichen Risiken mit einer schlechten Steuerung der Lieferantenbeziehung (unklare Ziele, intern schlecht kommunizierte oder nicht eingehaltene Einkaufspolitik) oder mit einem schlechten operativen Management verbunden (fehlende Dashboards, fehlende Professionalisierung der Einkäufer, fehlende Bearbeitung von Streitfällen oder Konflikten, fehlende Kontrolle der Lieferanten, fehlende Überwachung der Lieferungen …).

Besser antizipieren: die Instrumente zur Risikoanalyse nutzen

Die FMEA (Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse, Analyse der Fehlerarten, ihrer Auswirkungen und ihrer Kritikalität) ist ein in der Industrie weit verbreitetes Instrument, das auch im Einkauf die Durchführung von Risikoanalysen ermöglicht. Konkret läuft eine FMEA-Analyse in 3 Schritten ab:

Man kann auch eine Risikomatrix (Wahrscheinlichkeit vs. Auswirkung) erstellen und Krisenbewältigungspläne definieren. So richtet man für die kritischsten Ausfälle einen Notfallplan mit 3 Ebenen ein:

1. Prävention: vor dem Ereignis – Sensibilisierung, detaillierte Feldstudien, Verwaltung der Mindestbestände …

2. Abschwächung (Mitigation): während des Ereignisses – Liste möglicher Maßnahmen zur Abschwächung der Auswirkung

3. Wiederherstellung (Recovery): Nach dem Ereignis – in der Regel antizipiert man, indem man zu diesem Zeitpunkt eine Liste von Lieferanten zur Hand hat, die schnell einspringen können.

Einige bewährte Praktiken

• Regelmäßig die Sicherheitsbestände überprüfen: Ist die Festlegung der Mindest-/Höchstniveaus noch aktuell, sind die Bestandsniveaus zuverlässig, werden Produktionsspitzen antizipiert …

• Die Zahlungsfristen überwachen: Ein Lieferant, der unregelmäßig oder verspätet bezahlt wird, kann leicht selbst zu einem Lieferanten werden, der seinen Teil des Vertrags, die Einhaltung der Fristen oder Mengen weniger respektiert … ja Sie könnten sogar zu einer Ursache seines Ausfalls werden.

• Die Vertragsgestaltung: Indem Sie Ihre Verträge auf klare und faire Regeln stützen, schaffen Sie die Bedingungen für gegenseitiges Vertrauen und stellen sicher, dass Ihr Gesprächspartner im Fall einer Störung schnell reagiert.

• Die Versicherungen: Natürlich decken Versicherungen nur bekannte und bereits identifizierte Risiken ab, und sie haben Kosten, die nicht unerheblich sein können, aber unter bestimmten Umständen können sie eine große Hilfe sein. Zudem sind einige verpflichtend.

• Das SRM: Als letzte bewährte Praxis, die wir hier nennen wollen, sind die Instrumente zur Steuerung der Lieferantenbeziehungen eine wichtige Hilfe beim Risikomanagement, bei der Überwachung der Lieferanten und bei der Überwachung der Qualität der Beziehungen.