Wie können Sie Ihre Lieferantenbeziehungen mithilfe eines Supplier-Relationship-Management-Ansatzes (SRM) effektiv steuern?

Jeder Einkäufer sieht sich mit der extremen Komplexität konfrontiert, die durch die Vielfalt der Lieferantenbeziehungen, der Gesprächspartner, der Ereignisse usw. entsteht. Um nicht unterzugehen, ist es wichtig, Ihre Lieferanten methodisch zu steuern und, wenn möglich, mit dafür vorgesehenen Werkzeugen, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Reaktionsfähigkeit, Ihre Entscheidungen und Ihre Gewinne zu verbessern. Man spricht von SRM oder Management der Lieferantenbeziehung.

Darüber hinaus erfordern die Qualitätssysteme heutzutage Prozesse der kontinuierlichen Verbesserung, die diese Steuerung und Nachverfolgung unverzichtbar machen.

Steuerung der Lieferantenbeziehungen: Prozesse und Werkzeuge zur Leistungssteuerung

Nachdem man seine Lieferantensegmentierung eingerichtet hat, auf der die Strategien je Einkaufsfamilie aufbauen, gibt es das operative Leben, in dem es darum geht, die Leistung zu kontrollieren und kontinuierlich zu verbessern. Da die Zeit eines Einkäufers jedoch menschlich begrenzt ist, muss man sich auf gezielte Beziehungen konzentrieren, in der Regel die strategischen und/oder kritischen Lieferanten. Es gibt also einen ganzen Nachverfolgungsplan, der entsprechend den verfügbaren Einkaufsressourcen zu verteilen ist, aber auch unter Einbindung der wichtigsten internen Akteure, denn die Lieferantenbeziehung ist selbstverständlich nicht allein eine Verantwortung des Einkäufers. Die Einkaufsabteilung ist für die Steuerung dieses Systems zur Verwaltung der Lieferantenbeziehungen verantwortlich.

Die Leistung zu steuern bedeutet in erster Linie die Einführung von Bewertungen und Kennzahlen sowie deren regelmäßige Nachverfolgung (Analyse und Entscheidung). Dazu muss das System auf klar identifizierten Achsen der Einkaufswertschöpfung beruhen: Kostenoptimierung, Optimierung der Geschäfte, Optimierung der Prozesse und der Produktivität, Optimierung der Flexibilität und der Geschwindigkeit, Risikomanagement usw.

Sein Lieferantenpanel gut steuern

Sobald Ihre Lieferantenliste (Panel oder auch Zielportfolio genannt) erstellt und Ihre Bewertungskriterien definiert sind, geht es darum, jedem einen Status zuzuweisen.

Zum Beispiel:
• P wie „im Panel“ für leistungsstarke Lieferanten;
• N wie „Neu“ für Lieferanten in der Qualifizierungsphase;
• S wie „Suspendiert“ für Lieferanten in der Probephase, jegliches neue Geschäft ist dann untersagt;
• E wie „Eliminiert aus dem Panel“ für einen Lieferanten, mit dem man nicht mehr zusammenarbeiten möchte

Einen Lieferantenstatus zu definieren entspricht dem konkreten Ausdruck der Einkaufspolitik der betreffenden Kategorie und verbessert die Kohärenz der internen Kommunikation zwischen den verschiedenen Akteuren gegenüber dem Lieferanten. Die Entscheidung in Form eines Status ist klar, sichtbar, geteilt, transparent, auch wenn diese Entscheidung selbst eine Quelle interner Konflikte sein kann. Im Gegenzug ist es offensichtlich, dass die Kontrolle des Panels (Entscheidungen über Aufnahme oder Ausschluss) ein grundlegendes Element der operativen Umsetzung der Strategie ist.

Damit das Panel eingehalten wird, muss man manchmal die Validierung jedes neuen Lieferanten durch die Einkaufsabteilung verpflichtend machen, das heißt im ERP des Unternehmens einen vom Einkauf kontrollierten Lieferantenstatus integrieren.

Die Leistung nachverfolgen: Scorecard und Dashboard

Die Scorecard ist ein „Lieferantenblatt“, das einer Lieferantenbeziehung des SRM-Programms gewidmet und an das interne Management sowie an den Lieferanten gerichtet ist. Die Anzahl der Kriterien variiert je nach Einsatz und Kritikalität. Das Werkzeug ist auf Dauer wirksam und erfordert einen gewissen Aufwand bei der Umsetzung und Nachverfolgung. Die Scorecard greift die Schlüsselelemente der Leistung auf:

• Qualität (Anzahl und Art der Vorfälle, Auditergebnisse)
• Logistik (% termin-/mengengerechter Lieferungen …)
• Kosten (Preisentwicklung, Nichtqualitätskosten, …)
• Optional
• Projekte (eingehaltene Fristen)
• Service (Reaktionsfähigkeit, Anzahl der Vorschläge …)

Das Dashboard ist ein Synthesewerkzeug, das es ermöglicht, das gesamte SRM-Programm nachzuverfolgen. Es umfasst auch Kennzahlen zu wichtigen Einkaufsfamilien. Es ist an das interne Senior Management gerichtet.

Scorecard und Dashboard müssen regelmäßig aktualisiert werden (jährlich, halbjährlich oder vierteljährlich, je nach Einsatz und Risiken manchmal monatlich).