Wie können Sie die Autonomie Ihrer Einkaufsabteilung verbessern?

Um die Lieferantenbeziehungen optimal zu steuern, muss die Einkaufsabteilung reaktionsfähig, vor allem aber proaktiv sein. Da sie eng mit den operativen Bedürfnissen des Unternehmens verbunden ist, hat sie ein echtes Bedürfnis nach Autonomie.

Autonomie setzt eine angemessene Definition der notwendigen Prozesse voraus (ohne in administrative Schwerfälligkeit zu verfallen) sowie eine gute Definition der Verantwortlichkeiten und der möglichen und sinnvollen Delegationen.

Die vertragliche Gestaltung einer Lieferantenbeziehung

Ein Vertrag ist eine freiwillige, formelle oder informelle Verpflichtung zwischen mehreren Parteien, die rechtlich anerkannt ist. In der Praxis kann eine „Lieferantenbeziehung“ in verschiedenen Formen formalisiert werden: Brief, Dossier, E-Mail … aber auch Gegenstand einer einfachen mündlichen Vereinbarung oder eines Handschlags sein. Zu den gängigen Praktiken einer Lieferantenbeziehung gehört der Begriff der „faktischen Änderung“, wenn die Modalitäten des Austauschs von einer der Parteien geändert werden, ohne dass die andere Partei reagiert (sei es, weil sie es nicht bemerkt, sei es, weil es für das reibungslose Funktionieren der Beziehungen nicht störend ist).

Zur Erinnerung: Es gibt 4 Bedingungen für das Bestehen eines Vertrags:

1. Rechtsfähigkeit der Parteien

2. bestimmter oder bestimmbarer Gegenstand

3. rechtmäßiger Grund

4. Austausch der Willenserklärungen

Zählt einzig die folgende Realität: „Welchen Beweis haben wir hinsichtlich des Bestehens und des Inhalts der Vereinbarung?“

Hier zeigt sich der ganze Nutzen einer vertraglichen Gestaltung der Lieferantenbeziehungen, die insbesondere dem wachsenden Bedürfnis nach Schutz gegenüber einem zunehmend restriktiven und komplexen gesetzlichen Umfeld gerecht wird. So ermöglicht eine vertragliche Gestaltung:
• eine komplexe Beziehung mit hohem Einsatz zu strukturieren (Ziele, Ressourcen, Austausch, geistiger Schutz usw.)
• Zeit zu sparen bei der Formalisierung gemeinsamer Regeln für den wiederholten Gebrauch und vereinfacht die laufende Verwaltung (Rahmenvertrag)
• eine Rückverfolgbarkeit, ja sogar eine Kontinuität, in sich verändernden Umgebungen zu gewährleisten (Fluktuation)
• Zu den wichtigsten Nachteilen, die die Verbreitung dieser Praxis bremsen:
• Kann den Entscheidungsprozess erheblich verzögern
• Kann in der Umsetzung und Pflege teuer sein (Expertise, zahlreiche Änderungen)
• Kann eine Geisteshaltung des Misstrauens, der Risikoangst erzeugen und zu Nicht-Entscheidung oder Stillstand führen
• Kann paradoxerweise den Austausch stark einschränken oder sogar entmenschlichen (z. B. kein informeller Austausch zwischen Einkäufer und Verkäufer)
• Gesetze oder Verordnungen hinken manchmal den modernsten oder innovativsten Praktiken hinterher (rechtliche Lücke)

Die Delegation von Verpflichtungen

Die Eröffnung eines Lieferantenkontos obliegt normalerweise der Einkaufsabteilung, kann aber auch an die Disponenten oder an die Buchhaltung delegiert werden, idealerweise mit einer Genehmigung der Einkaufsabteilung, um die Kontrolle über die Lieferantendatenbank zu behalten.

Handelt es sich um einen strategischen oder kritischen Lieferanten, wird die Nachverfolgung durch den Einkauf mittels eines spezifischen Dashboards sichergestellt.
Je nach Art der Lieferantenbeziehungen, der Einkaufspolitik des Unternehmens oder auch der Kritikalität der eingekauften Produkte kann der Einkauf eingebunden sein: in die Auftragserteilung, in die operative Abwicklung (Bestellung, Lieferung, Rechnungsstellung) und kann selbstverständlich an der Beilegung von Streitigkeiten beteiligt sein.

Der Nutzen dieses Vorgehens besteht darin, es in einen Ansatz der Qualität und Optimierung einbetten zu können, um die Gesamtproduktivität zu verbessern.

Die Dokumente, die den Alltag erleichtern

Die Erstellung eines generischen Dokuments zur Beschreibung der Allgemeinen Einkaufsbedingungen (AEB) ist eine bewährte Praxis, die es ermöglicht, die Beziehungen zwischen Partnern abzusichern. Der Rahmenvertrag ist ebenfalls ein Werkzeug, das die Bestellvorgänge auf operativer Ebene erleichtern kann.

Schließlich ist die Einführung von Unterschriften- und/oder Verpflichtungsdelegationen ein prüfenswerter Ansatz, um die Einkaufsverwaltung zu optimieren und zu verschlanken.