Wie können Sie das Wissen Ihrer Einkaufsabteilung über die Bedürfnisse des Unternehmens und die internen Abläufe stärken?

Die Einkaufsabteilung ist eine bereichsübergreifende Struktur im Unternehmen. Aus diesem Grund müssen die Einkäufer nicht nur die Lieferanten und den Markt kennen, sondern auch alle internen Akteure des Unternehmens, die als interne Kunden bezeichnet werden.

Die Kultur des „internen Kunden“

Historisch betrachtet, bis etwa in die Jahre um 2000, betrafen die Einkaufsabteilungen: die großen Industrieunternehmen für ihre direkten und strategischen Einkäufe (für die Massenproduktion erforderliche Einkäufe) und mehrheitlich die Materialeinkäufe.

Heute sind die Einkaufsabteilungen auch in der Lage, auf die Problemstellungen kleinerer Strukturen wie KMU und mittelständischer Unternehmen zu reagieren, im Dienstleistungssektor sowie im öffentlichen Bereich, für sogenannte indirekte Einkäufe (außerhalb der Produktion) und für Dienstleistungen oder geistige Leistungen. Es handelt sich nicht mehr um einen einzigen Beruf des „Lieferantenmanagements“, sondern um vielfältige Berufe, die darauf abzielen, die Kosten im Unternehmen ganzheitlich zu optimieren.

Innerhalb der Einkaufsabteilungen muss daher ein wesentlicher Haltungswandel stattfinden, um dem Unternehmen den maximalen Mehrwert zu bringen. So müssen die Einkäufer die anderen Abteilungen des Unternehmens als ihre internen Kunden betrachten und alles daransetzen, die „Kundenzufriedenheit“ zu beherrschen, sowohl bei den Preisen als auch bei den Verfahren oder der Reaktionsfähigkeit, und ein vertrauenswürdiger Ansprechpartner sein, der vor allem seine Kunden gut kennen muss. Es ist eine echte Kultur, die es innerhalb des Unternehmens selbst zu entwickeln gilt.

Was müssen Sie über Ihre internen Kunden wissen?

Zunächst müssen Sie ALLE internen Kunden identifizieren, die die Einkaufsabteilung in Anspruch nehmen könnten. Für die direkten Einkäufe (Materialeinkäufe im Zusammenhang mit der Produktion des Unternehmens) ist es wichtig, alle Abteilungen zu kennen, die diese Produkte verwenden werden, um verschiedene mögliche Quellen der Optimierung zu finden: bei den Kosten (wiederkehrend oder nicht wiederkehrend), aber auch bei der Innovation oder den Prozessen (Flexibilität, Reaktionsfähigkeit, Lagerung…). Für die indirekten Einkäufe (Verbrauchsmaterialien, verschiedene Ausrüstungen…) kann die Erfassungsarbeit aller Akteure langwierig sein, ist aber notwendig, um echte Optimierungen der Gesamtkosten vorzunehmen. Man erhält so eine Kartografie der Kontakte für jede der Einkaufskategorien und -familien.

Die Ziele, die Einschränkungen und die Funktionsweise Ihrer internen Kunden

Grundsätzlich ist der Einkauf dazu berufen, auf 5 vorrangigen Achsen Wert zu schaffen:

• Kostenoptimierung:
Gesamtbeschaffungskosten, die sich auf die finanzielle Marge auswirken

• Optimierung der Geschäfte und Innovation:
Umsatz und/oder Bruttomarge, den richtigen Partner finden

• Optimierung der Prozesse und der Produktivität:
Qualität, Effizienz

• Optimierung der Flexibilität und der Geschwindigkeit:
Projekt, Supply, …

• Risikomanagement:
keine Unterbrechung, kein Verlust, Einhaltung der Vorschriften

Die internen Kunden (einschließlich der Hierarchie) haben auf jeder dieser Achsen Erwartungen, jedoch mit unterschiedlichen Prioritätsstufen und Zielen je nach Kunde.

Um Ihre internen Kunden zufriedenzustellen, ist es notwendig, ihre Ziele und ihre Einschränkungen zu kennen: So können Sie mit den Lieferanten verhandeln, und zwar auf relevantere und optimalere Weise. Indem Sie dazu beitragen, dass Ihre Kunden ihre Ziele bestmöglich erreichen, und indem Sie ihre Einschränkungen und Bedürfnisse mit Ihren eigenen verbinden, tragen Sie doppelt zur Steigerung der finanziellen Ergebnisse des Unternehmens bei und erleichtern die internen Beziehungen. Sie erhalten außerdem viel Anerkennung und Respekt.

Die tägliche Arbeit des Einkäufers wird ebenfalls erleichtert, wenn der interne Kunde den Einkaufsansatz mitträgt (Erhalt von Informationen für die Erstellung des Lastenhefts, Verfügbarkeit zur Validierung eines Produkts oder einer Dienstleistung, Wohlwollen bei der Behandlung von Lieferantenvorfällen usw.).

Es ist sinnvoll, nach einem Projekt bei allen Ansprechpartnern Feedback einzuholen, ohne negative Rückmeldungen zu fürchten, um sowohl in einem Verbesserungsprozess zu sein als auch die Gelegenheit zu haben, positive Rückmeldungen zu hören!

Es sind diese bewährten Verfahren, die Ihre Projekte attraktiv machen, es Ihnen ermöglichen, Ihre Ziele zu erreichen, und – wagen wir es zu sagen – ein reiches und konstruktives Berufsleben.

Man sieht also, dass die optimale Funktionsweise einer Einkaufsabteilung auf einer guten Kenntnis ihrer internen Kunden beruht, um relevante Verbesserungen vorzuschlagen und gemeinsam an der Verbesserung der Gesamtkosten zu arbeiten.