Wie definiert und formalisiert man ein Lastenheft richtig?

Die Phase der Bedarfsformulierung ermöglicht es, die Art des Bedarfs qualitativ und quantitativ zu bestimmen. Das Ziel der Bedarfsformulierung ist die Erstellung eines Lastenhefts, das den angefragten Lieferanten übergeben wird.

Das Lastenheft wird je nach folgenden Parametern mehr oder weniger umfangreich sein:
• Kurze Beschaffungsfrist (in der Regel eher eine Anfrage) oder lange (Möglichkeit, eine vollständige Ausschreibung zu erstellen);
• Herausforderungen (hoch oder gering);
• Verfügbare Ressourcen (ausreichend, gering oder sogar nicht vorhanden);
• Ziele (ehrgeizig oder in Fortführung einer Historie).
• Risiken (Neuheit, Qualitätsvorfall…)

Die Beteiligten bei der Bedarfsformulierung

Die Bedarfsformulierung erfolgt ausgehend von einem untrennbaren „Quartett“:

1. dem Anwender für seine Erfahrung aus der Praxis,

2. dem Bedarfsträger für sein technisches Wissen,

3. dem Lieferanten für sein Angebot,

4. dem Einkäufer als Projektleiter.

Der Einkäufer, stets im Zentrum dieser Gruppe, sorgt für ein subtiles Gleichgewicht zwischen den Beteiligten:
• intern definiert er mit seinen Ansprechpartnern die Bedürfnisse des Unternehmens,
• extern wählt er die Lieferanten aus und verhandelt mit denjenigen, die diese Bedürfnisse am besten erfüllen.

Ideal ist es, einen Bedarf so genau wie möglich zu definieren, was in der Realität kompliziert ist, da wir nie über alle notwendigen Informationen verfügen. Das Gleichgewicht zwischen Überqualität und Unterqualität ist subtil.

Die 2 Arten von Lastenheften

Das Lastenheft, das die Anfrage auf dem Lieferantenmarkt ermöglicht, kann sein:
• festgelegt (in der Regel eine genaue Referenz);
• funktional.

Natürlich wird die Wahl zwischen diesen beiden Arten von Lastenheften auf Basis der umgesetzten Strategie festgelegt.

Das festgelegte Lastenheft

Es drückt sich in Form von „bestehend aus“ aus, das heißt, man schreibt eine Lösung vor, ohne notwendigerweise zu erklären, wozu sie dienen soll oder welches Leistungsniveau nützlich ist.

Es handelt sich also um ein Dokument, das alle Merkmale zusammenfasst, die man den Lieferanten vorschreibt.

Je nach Herausforderung kann das technische Lastenheft eine vereinfachte Form annehmen, ausgehend von einem Definitionsplan und einer Reihe kommerzieller Kriterien, oder eine ausgefeiltere Form, die Folgendes umfasst:
• eine Einleitung mit Informationen allgemeiner Art,
• den Gegenstand des Auftrags, spezifisch für die Anfrage und den Kontext, die Dauer des Auftrags, den mit dem Auftrag verbundenen Vertrag, das Umfeld und seine Vorschriften definierend…
• die Beschreibung des Bedarfs, einschließlich der Merkmale des Materials oder der erwarteten Leistung, des gewünschten Qualitätsniveaus, des Standards der einzuhaltenden Normen…
• den Auftragspreis, der darin besteht, den Lieferanten die Modalitäten der Antworten in Bezug auf den Preis mitzuteilen,
• die Organisation des Verfahrens, die die Beschreibung der einzuhaltenden Verpflichtungen aufgreift, wie etwa das Datum des Angebotseingangs, die für das Dossier verantwortliche Person…
• die Zuschlagskriterien, die das Verfahren zur Auswahl der Lieferanten darstellen.

Das funktionale Lastenheft

Diese Art von Lastenheft drückt sich in Form von „bestimmt für“ aus, das heißt die Suche nach einem Ergebnis, das aus einer Lieferantenlösung abgeleitet wird. Die Bestandteile eines funktionalen Lastenhefts sind:

1. Die allgemeine Darstellung des Bedarfs, die die Hauptbedürfnisse beschreibt, die das Produkt oder die Leistung erfüllen muss, Informationen über die Mengen und ihre zeitliche Verteilung sowie den allgemeinen Kontext des Projekts (die Situation, die am Projekt beteiligten Parteien und die Ziele, die Art der geforderten Leistung, den Charakter der Vertraulichkeit und das gesuchte Umfeld),

2. Die funktionale Formulierung des Bedarfs, die das Ergebnis einer funktionalen Analyse des Produkts oder der Leistung ist und die die verschiedenen Detailebenen bei der Formulierung der Anforderung aufzeigt.

Die Servicefunktionen und die Einschränkungen: Eine Einschränkung definiert sich durch eine Begrenzung der Kreativität und Innovation des Entwicklers. Diese Einschränkungen können sein:
• Regulatorisch: Sicherheit, Umwelt.
• Qualitativ: Normen, Gütesiegel.
• Umweltbezogen: verfügbare Energien, umgebende Anlagen, Fördermittel.

3. Die Bewertungskriterien: Für jede Funktion gilt es, die Bewertungskriterien zu definieren, die es ermöglichen zu bestätigen, dass die
Funktion erfüllt oder die Einschränkung eingehalten wird. Zum Beispiel: das Fassungsvermögen, die Temperatur, die Dauer der Reparatur, die Länge der Flamme…

Die unverzichtbaren Klauseln eines Lastenhefts

Doch unabhängig von der Form des zu wählenden Lastenhefts bilden die nachfolgenden Elemente die Standardbasis der Klauseln, die in der Anfrage enthalten sein müssen:
• Gegenstand des Lastenhefts
• Umfang der Anfrage
• Dauer und zugehöriger Zeitplan des Projekts
• Technische oder funktionale Beschreibung des Bedarfs
• Möglichkeit oder Nichtmöglichkeit technischer Varianten
• Zwingend einzuhaltende Vorgehensweisen (nicht verhandelbare Klauseln)
• Struktur und Nachverfolgung des Vertrags beim Lieferanten
• Vertraulichkeit
• Zu kontaktierende Personen
• Wichtigste Bewertungskriterien
• Die technischen Anlagen