Wie analysiert man Lieferantenfeedback während eines Ausschreibungsverfahrens?

Ihre Ausschreibung ist gestartet, Sie haben die für Ihr Unternehmen interessantesten Lieferanten ausgewählt… nun gilt es, die Rückmeldungen zu analysieren und Ihren zukünftigen Partner zu wählen.

Preisunterschiede, Kostenstrukturen: die zu vermeidenden Fallstricke

Bei der Analyse eines Durchschnittspreises werden Sie häufig auf eine Gaußsche Kurve stoßen, bei der sich die Mehrheit Ihrer Lieferanten um einen Durchschnittspreis herum befindet und eine Minderheit „aus der Reihe tanzt“, entweder sehr günstig oder deutlich über ihren Wettbewerbern. Die Gründe für diese Unterschiede können zu Ihren Gunsten sein: eine wettbewerbsfähige Kostenstruktur, eine gut beherrschte Innovation, eine ideale Übereinstimmung mit den gewünschten Produktionskapazitäten oder auch ein Lockpreis, um eine neue Zusammenarbeit zu beginnen.

Sie können jedoch für Ihr Unternehmen gefährlich werden: Unternehmen in finanzieller Notlage, Anomalien, riskantes Dumping usw.

Manchmal können auch Mehrkosten Quellen von Chancen sein: Innovation, die eine allgemeine Senkung der Endkosten ermöglicht, oder eine bessere Marketingpositionierung Ihres Produkts, zum Beispiel.

Um die Rückmeldungen Ihrer Lieferanten richtig zu analysieren, denken Sie daran, dass sich ein Verkaufspreis aus mehreren Elementen zusammensetzt: Materialeinkauf, Maschinen- und/oder Personalarbeit, Logistikkosten und schließlich die Marge (Vertrieb, Vermarktung, Ergebnisse…). Direkte und indirekte, fixe und variable Kosten müssen in die Analyse einbezogen werden, um die verschiedenen Lösungen korrekt zu bewerten. Ein gutes Verständnis der Kostentreiber ermöglicht es, die Verhandlungen zu antizipieren und vorzubereiten.

Berechnung der Rentabilitätsschwelle

Um Ihren Lieferanten richtig auszuwählen, müssen Sie die Rentabilitätsschwelle (Ihre eigene, aber indirekt auch die des Lieferanten) berücksichtigen. Diese Schwelle ist der zugehörige „Break-even-Punkt“ und entspricht dem Netto-Umsatz, den Ihr Unternehmen mindestens erzielen muss, um einen Ausgleich zu erreichen, das heißt ein Ergebnis von null (weder Gewinn noch Verlust). Diese Schwelle hängt von Ihren Fixkosten (FK) und Ihren variablen Kosten (VK) ab. Die Margenquote ist der zu verfolgende Indikator, um Ihre Einkäufe richtig zu steuern und Ihnen zu ermöglichen, die Rentabilitätsziele Ihres Unternehmens zu erreichen, aber es ist auch eine nützliche Information, wenn man sie bei Verhandlungen auf Ihre Lieferanten anwendet. Zum Beispiel kann eine hohe Marge auf einen großen Handlungsspielraum hindeuten, wenn die Hebel des Wettbewerbs gut eingesetzt werden.

Eine weitere Frage, die Sie sich natürlich stellen sollten, ist die nach der Häufigkeit Ihrer Beschaffungen, indem Sie die Beschaffungskosten UND die Lagerhaltungskosten je nach Anzahl der Bestellungen vergleichen. Daraus leiten Sie ab, ob es besser ist, wenig und oft zu bestellen, statt umgekehrt. Es gibt Formeln (wie zum Beispiel die Andler-Formel), um die optimale Bestellmenge zu berechnen und die Beschaffungskosten zu optimieren.

Beispiel einer Andler-Kurve:

Kommunikation der Ergebnisse

Die Beziehungen zu Ihren Lieferanten sollten als dauerhafte, nachhaltige und ausgewogene Partnerschaften betrachtet werden, insbesondere für Beziehungen des Typs „strategisch“ oder „kritisch“ gemäß der strategischen Einkaufsmatrix (Kraljic). Falls erforderlich, können Sie eine automatische Preisanpassungsformel einführen, wobei Sie darauf achten sollten, dass es sich nicht um eine zu komplexe (und damit kostspielige und wenig rentable) Methode handelt. Gut durchdacht und mit der Auswahl der richtigen Anpassungsindizes ermöglicht eine solche Formel, die Risiken im Laufe der Zeit zu begrenzen, wiederholte Nachverhandlungen zu vermeiden und eine Verhandlung über die Dauer zu objektivieren.

Vergessen Sie in jedem Fall nicht, am Ende einer Ausschreibung die Ergebnisse an alle Teilnehmer sowie intern zu kommunizieren. Nichts ist frustrierender für Ihre Ansprechpartner, als auf eine für sie wichtige Information warten zu müssen und ihnen die Gelegenheit zu nehmen, sich zu verbessern und Ihre Bedürfnisse besser zu verstehen.