Welche Verfahren sollten in Ihrer Einkaufsabteilung etabliert werden?

Die Einkaufsabteilung eines Unternehmens kann je nach ihren Ansprechpartnern und den strategischen Entscheidungen der Geschäftsleitung eine Vielzahl unterschiedlicher Einkäufe verwalten.

Die Einführung gemeinsamer Verfahren, die von allen Beteiligten des Unternehmens eingehalten werden, ist ein unverzichtbarer Schritt, um die Qualität der Abteilung zu verbessern.

Es handelt sich um einen allzu oft vernachlässigten Ansatz, der es jedoch ermöglicht, bewährte Verfahren zu verbreiten und dauerhaft zu verankern.

Bewährte Verfahren verbreiten

Das Verfassen und Verbreiten von internen Verfahren ermöglicht es, an einem gesamten Standort oder in einer gesamten Struktur die bewährten Einkaufspraktiken bei den internen Kunden auszurollen. Der Ansatz gliedert sich in zwei Schritte: Der erste besteht darin, eine Bestandsaufnahme der aktuellen Praktiken vorzunehmen (unabhängig davon, ob sie bereits offiziell formalisiert sind oder nicht), um zu prüfen, ob es möglich ist, sie zu vereinheitlichen und vor allem ihre Effizienz zu verbessern oder in einem ersten Schritt vielleicht einfach ihre Nachverfolgung und Einhaltung… Sobald diese Arbeit erledigt ist, besteht der zweite Schritt darin, die Art des Verfahrens, seine Verwendung und seinen Zweck sowie seinen Geltungsbereich zu definieren: Welche Akteure sind betroffen und wie werden Sie sie in die Umsetzung dieses neuen Instruments einbinden…

Das allgemeine Einkaufsverfahren

Je nach der im Unternehmen bestehenden Kultur und der Komplexität des Einkaufsprozesses oder der internen Organisation können die Verfahren mehr oder weniger genau und detailliert oder auch mehr oder weniger technisch beschrieben werden. Auch wenn es kein wirkliches Standardverfahren gibt, muss es die aktuelle Organisation verbessern und somit die operativen Bedingungen widerspiegeln, unter denen die Einkäufe ablaufen. So enthält das Verfahren beispielsweise die Angaben zur Verwaltung von:
• Der Bestellanforderung (BANF) des internen Kunden
• Dem Sourcing bzw. der Lieferantenanfrage
• Der Verhandlung
• Der/den Bestellung(en)
• Dem Wareneingang

Die verschiedenen weiteren Verfahren

In Bezug auf Qualität und Effizienz der Abteilung gilt: Je mehr die Verfahren schriftlich festgehalten, eingehalten und regelmäßig aktualisiert werden, desto leistungsfähiger wird Ihre Einkaufsabteilung sein.

So können Sie ein Qualitätsverfahren, ein Verfahren für das Reporting oder auch ein Verfahren zur Delegation der Einkaufsverpflichtung einführen. Gezielter können Sie spezifische Verfahren nach Produktkategorien einführen.
Vergessen Sie außerdem nicht, dass nicht alle Ihre internen Ansprechpartner im Unternehmen das ganze Jahr über dieselben Werkzeuge verwenden wie Sie: Denken Sie daran, Arbeitsanweisungen für das Einkaufs-Intranet zu verfassen, falls Sie eines eingerichtet haben, oder auch zur Erstellung vollständiger und auswertbarer Reporting-Tabellen… In diesem Bereich sind das Erklären und Schulen der Anwender ein erster Schritt, aber das Formalisieren der Arbeitsanweisungen in dedizierten Dokumenten ermöglicht einen Zeit- und Effizienzgewinn bei der Umsetzung und der Nachhaltigkeit bewährter Verfahren!

Ein letztes unverzichtbares und immer aktuelleres Dokument: Haben Sie daran gedacht, eine Charta zur Ethik und zu den Lieferantenbeziehungen zu verfassen?

© Reducio (mit Beteiligung von Qwesta) – Link zur Qwesta-Plattform

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