Welche Organisationsstruktur müssen Sie einrichten, um Ihre Einkäufe zu verwalten?

Ein Organigramm, Ressourcen und klar definierte Funktionen helfen Ihrer Einkaufsabteilung, leistungsfähiger zu sein.

Machen wir eine Bestandsaufnahme einiger Schlüsselpunkte, die es ermöglichen, die Organisation Ihrer Einkaufsabteilung zu verbessern.

Organigramm einer Einkaufsabteilung

Es gibt verschiedene Schlüsselstellen in der Organisation einer Einkaufsabteilung. Das nachstehende Organigramm zeigt Ihnen nämlich, dass es wichtig ist, Schlüsselstellen und Schlüsselrollen zu identifizieren (Warengruppen-Einkäufer und Projekt-Einkäufer) und die hierarchischen und funktionalen Verbindungen zwischen diesen Ansprechpartnern zu bestimmen. Je genauer diese Akteure identifiziert sind – mit klaren Rollen, Aufgaben und Zielen –, desto mehr kann Ihre Einkaufsabteilung ihren gesamten Mehrwert einbringen.

Dieses Organigramm zeigt auch, wie wichtig die abteilungsübergreifenden Beziehungen sind und warum die Verhandlungsfähigkeiten, sowohl intern als auch extern, Schlüsselkompetenzen des Einkäufers sind!

Beispiel für das Organigramm einer strukturierten Einkaufsabteilung

Die Koordination des Einkaufs

Diese Koordinationsaufgabe zwischen den verschiedenen Akteuren ist ein wesentliches Bindeglied für die Leistungsfähigkeit der Abteilung.

Man könnte diese Koordination in drei Prioritäten gliedern:
• dem Verantwortlichen eines Projekts bestmöglich dabei helfen, seine Kosten zu optimieren und zu beherrschen, indem man ihm Lösungen zur Einkaufsoptimierung bereitstellt,
• die Qualität der Beschaffungen und die Streitfälle verfolgen, um die Produktivität zu verbessern,

• die Einkaufspolitik des Unternehmens einhalten und die strategischen Ziele der Leitung in Verbindung mit den verschiedenen beteiligten Standorten erreichen.

Einkaufsqualitäts-Nachverfolgung: eine Schlüsselaufgabe

Diese Aufgabe steht in vorderster Linie bei der Nachverfolgung und Steuerung der Lieferantenbeziehung. Denn die Lieferantenbeziehung ist kein ruhiger Fluss, und es ist von größter Bedeutung, dauerhaft die beste Marktleistung zu erzielen, nicht nur in Bezug auf den Preis, sondern auch auf Qualität, Einhaltung der Termine …

Zudem erfordern die modernen Qualitätssysteme einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess, der die Einführung von Nachverfolgungsmaßnahmen erzwingt.

Das Management der Lieferanten erfordert sämtliche Führungskompetenzen (Leadership, Empathie, Motivation …), ohne jedoch über die hierarchischen Hebel oder den Geschäftshebel zu verfügen.

Paradoxerweise entscheidet sich die Lieferantenleistung oft ebenso sehr, wenn nicht sogar mehr, intern als extern.

Denn die Qualität eines Produkts oder einer Dienstleistung entscheidet sich im Vorfeld bei der Definition des Bedarfs und der Auswahl des Lieferanten, aber auch in der Nutzungsphase während der gesamten Lebensdauer. Es geht darum, dauerhaft zu gewährleisten, dass das Qualitätsleistungsniveau den Erwartungen entspricht.

Einkauf und Beschaffung … Wer macht was?

Eine recht verbreitete Fehlannahme besteht darin, Einkaufen und Beschaffen als zwei identische Aufgaben zu betrachten. Die Einkaufsfunktion im Unternehmen umfasst weitreichendere Dimensionen (managementbezogen, kaufmännisch, wirtschaftlich, technisch, strategisch, regulatorisch …), umfasst aber auch einen mit der Logistik verbundenen Teil: Steuerung der Flüsse, der Lieferketten, Lieferfristen, Bestände usw.

Es ist wichtig, diese Aufgaben klar zu trennen, wenn möglich über eigene Abteilungen und dedizierte Personen. So kann eine Aufteilung der Rollen und eine bessere Einhaltung der jeweiligen Ziele in Betracht gezogen werden. Zum Beispiel kann die Beschaffungsabteilung die Bestellungen aufgeben und planen, um die Bestandsverwaltung zu optimieren, während die Einkaufsabteilung die Verträge verhandeln kann (etwa Zahlungsbedingungen oder die Absicherung einer kritischen Einkaufskette …) und die Lieferantenkonten und -beziehungen verwalten kann. Die Lösung logistischer Vorfälle ist eine geteilte Aufgabe, mit der Beschaffungsabteilung in erster Instanz und der Einkaufsabteilung in zweiter Instanz.

Und an wen soll die Einkaufsabteilung berichten?

Idealerweise gehört der Leiter der Einkaufsabteilung der Geschäftsleitung des Unternehmens an und berichtet direkt an die Unternehmensleitung. Man kann die Einkaufsabteilung manchmal auch der Finanzleitung oder der Logistikabteilung unterstellen. Selbstverständlich gilt: Je mehr kritische oder strategische Einkäufe es im Unternehmen gibt, desto strategischer und bedeutender werden die Rolle des Einkaufs sowie die Definition der zugehörigen Politiken und Strategien.

© Reducio (mit Beteiligung von Qwesta) – Link zur Plattform Qwesta

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