Was ist eine „gute“ Beschaffungsorganisation?

Damit Ihre Einkaufsabteilung ihre Aufgaben leistungsfähig erfüllen kann, muss sie zwar aus kompetenten Personen bestehen und auf effizienten Prozessen beruhen, aber sie muss auch gut organisiert sein!

Worauf beruht eine gute Organisation einer Einkaufsabteilung?

Machen wir gemeinsam einen Rundgang durch die unverzichtbaren Punkte:

1. Die Definition der Aufgaben und Ziele der Abteilung

Eine gut strukturierte und gut organisierte Einkaufsabteilung beginnt mit einer guten Definition ihrer Aufgaben, ihrer Ziele und der Funktionen (Stellen) der beteiligten Mitarbeiter.

2. Die Organisation der Aufgaben und der Menschen

Ein Organigramm, Ressourcen und gut ausgearbeitete Funktionen helfen Ihrer Einkaufsabteilung, leistungsfähiger zu sein.

3. Das Kompetenzmanagement

Innerhalb der Einkaufsabteilung ist die Entwicklung der sozialen Kompetenzen (Leadership und Management) unerlässlich, damit die Mitarbeiter die bereichsübergreifenden Beziehungen mit internen Kunden gut steuern, besser verhandeln und langfristige Partnerschaften knüpfen können – auf Basis einer Win-win-Beziehung mit strategischen Partnern.

4. Die Definition eines guten Maßes an Autonomie und Reporting

Um die Lieferantenbeziehungen bestmöglich zu steuern, muss die Einkaufsabteilung reaktiv, aber vor allem auch proaktiv sein. In Verbindung mit den operativen Bedürfnissen des Unternehmens braucht sie Autonomie.

5. Die Einführung und Nachverfolgung angemessener Verfahren

Die Einkaufsabteilung eines Unternehmens kann dazu veranlasst sein, eine Vielzahl unterschiedlicher Einkäufe zu verwalten, je nach ihren Gesprächspartnern und den strategischen Entscheidungen der Leitung. Die Einführung gemeinsamer Verfahren, die von allen Akteuren des Unternehmens eingehalten werden, ist ein unverzichtbarer Schritt, um die Qualität der Abteilung zu verbessern.

6. Dashboards zur Nachverfolgung von Leistungskennzahlen

Eine Politik und eine Strategie reichen allein nicht aus, damit die Einkaufsabteilung ihre Aufgabe erfüllt und die erwarteten Ergebnisse liefert. Es gilt auch, ihre Leistung tagtäglich zu messen und zu steuern, indem die richtigen Nachverfolgungskennzahlen eingeführt werden, sowie das Reporting dieser Kennzahlen über Dashboards.

© Reducio (mit Beteiligung von Qwesta) – Link zur Plattform Qwesta

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