Was ist eine Einkaufsstrategie?

Um die der Einkaufsabteilung übertragenen Aufgaben zu erfüllen (Produkte, Dienstleistungen oder Leistungen zu den besten Marktbedingungen einzukaufen …), ist es angebracht, eine Einkaufsstrategie zu erarbeiten. Ohne Strategie kann man keine leistungsfähige Lieferantenbeziehung erhoffen und wird den Ereignissen der Lieferantenbeziehungen wahrscheinlich ausgeliefert sein.

Die Einkaufsstrategie

Die Einkaufsstrategie wird von dem Bestreben geleitet, den bestmöglichen Beitrag der Funktion zur globalen Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu leisten. Darüber hinaus steht sie in vollständiger Übereinstimmung mit der Gesamtstrategie und betrifft die folgenden Punkte, die ebenso viele ergänzende Handlungsfelder darstellen:
• legt die einkaufsspezifischen Ziele fest und validiert sie;
• dimensioniert die Ressourcen und validiert deren Freigabe;
• beschreibt im Detail, wie die Ziele erreicht werden;
ermöglicht es, die Teams und die internen Kunden einzubinden (Sichtbarkeit, Gelassenheit, Zusammenarbeit)

Die einkaufsspezifischen Ziele und den Aktionsplan festlegen

Es geht darum, die Unternehmensziele zusammenzufassen und sie für alle verwalteten Einkaufskategorien operativ umzusetzen.

Auch wenn es leicht gesagt ist, ist die Umsetzung eine lange und relativ komplexe Übung. Denn die Ziele müssen in Abhängigkeit von den verfügbaren Ressourcen, aber auch von den zahlreichen Zwängen (Marktentwicklung, operative Dringlichkeiten, erforderliches und verfügbares Leistungsniveau …) übersetzt werden. In der Praxis geht es darum, die folgenden Schritte zu befolgen, von denen einige möglicherweise bereits festgelegt wurden:

• Die historischen Ausgaben je Lieferant erfassen (und wenn möglich je Artikel/Leistung)
• Eine homogene Segmentierung für alle Ausgabenposten erstellen. Spezialfall Handel: die Verkaufsstrategie analysieren (Bedarf / Zwänge / Trend)
• Den Lieferantenmarkt je Typ mithilfe des Porter-Diagramms analysieren
• Eine Kraljic-Matrix je Segment (Ebene Familie und/oder Typ) erstellen
• Eine SWOT-Matrix für jeden Typ erstellen
• Verbesserungsinitiativen entsprechend den vorgegebenen Zielen generieren und bewerten
• Eine Aufwand-/Nutzen-Matrix für jeden Typ erstellen
• Einen detaillierten Aktionsplan mit Zeitplan / Kennzahlen / Reporting erstellen

Die Lieferantenpolitik

Die Politik unseres Unternehmens im Bereich der Lieferantenbeziehung zielt auf eine Bindung der Lieferanten ab. Dazu muss die durch diese Politik geschaffene langfristige Beziehung mithilfe eines Systems zur Leistungsmessung des bestehenden oder künftigen Lieferantenpanels gesteuert werden.

Die Kommunikationspolitik

Sie wird auf zwei Ebenen ausgeübt:
• intern ist die Einkaufsabteilung ein bevorzugter Ort des Austauschs, an dem die verschiedenen Akteure des Unternehmens mitwirken können
• extern setzt die Einkaufsabteilung alle Mittel ein, die es dem Unternehmen ermöglichen, ein starkes Bild in Bezug auf Ethik und Kompetenzen im Bereich des Einkaufs zu vermitteln.

Die Personalpolitik

In der heutigen Wirtschaft ist der Einkaufsakt komplex geworden, und daher entwickeln sich die Profile der Akteure der Funktion ständig weiter. Das für die Ausübung dieses Berufs geforderte Niveau ist immer höher; man sucht gewissermaßen die eierlegende Wollmilchsau, die zugleich analytisch, kommunikativ, führungsstark, verhandlungsgeschickt und im technischen / finanziellen / juristischen / qualitativen Umfeld sicher unterwegs ist …

Es gibt daher zwangsläufig einen Entwicklungsplan, der mit jedem Mitglied eines Einkaufsteams erarbeitet werden muss, um all diesen Herausforderungen gerecht zu werden.

Die Lieferantenqualitätspolitik

• Die Organisation muss sicherstellen, dass das eingekaufte Produkt den festgelegten Einkaufsanforderungen entspricht,
• Art und Umfang der beim Lieferanten und beim eingekauften Produkt angewandten Kontrolle müssen von der Auswirkung des eingekauften Produkts auf die spätere Herstellung des Produkts oder auf das Endprodukt abhängen,
• die Organisation muss die Lieferanten in Abhängigkeit von ihrer Fähigkeit, ein den Anforderungen der Organisation entsprechendes Produkt zu liefern, bewerten und auswählen,
• die Kriterien für Auswahl, Bewertung und Neubewertung müssen festgelegt werden.

Die Einkaufsethik

Sie gliedert sich in drei Achsen:

1. Die Festlegung von Regeln und Verfahren

Korruption ist ein Risiko im Umfeld der Einkaufsfunktion, woraus sich die Notwendigkeit ergibt, Regeln, Chartas und Verfahren einzuführen, um mehr Transparenz zu schaffen und das Vertrauen der Lieferanten und Kunden zu bewahren.

Eine Ethik-Charta sollte mit den folgenden Grundprinzipien formalisiert werden:
• Bewertung und Auswahl der Lieferanten,
• frühzeitige Einbindung der Lieferanten,
• Kommunikation und Informationsaustausch mit den Lieferanten,
• geistiges und gewerbliches Eigentum,
• Häufigkeit der Konsultation der Lieferanten,
• Grundsätze der Vertragsgestaltung
• wichtigste Vertragsklauseln,
• Grundsätze der Infragestellung von Lieferanten,
• Beschaffungspolitik,
• allgemeine Einkaufsbedingungen.

2 . Beziehung gegenüber den Lieferanten

Während des gesamten Einkaufsprozesses muss eine Gleichbehandlung zwischen den Lieferanten sichergestellt werden:
• Versand identischer Unterlagen,
• Anfrage ähnlicher Informationen,
• gleicher Zugang zu Informationen,
• identischer Ablauf der Verhandlungen,
• Zusammenfassung der Kontakte, Angebote und Verhandlungen für jeden Vorgang.

3. Die Ethik-Charta

Die Einkaufsethik ist die Gesamtheit der Verhaltensregeln, die man sich selbst auferlegt oder die man seinen Lieferanten auferlegt. Dieses Dokument, das an alle Akteure der Lieferantenbeziehung verteilt wird, beschreibt nicht nur die Einkaufsverfahren, sondern legt auch die ethischen Regeln fest, denen sie sich unterwerfen müssen.

Es geht darin ebenso um Transparenz wie um Integrität oder Verantwortung. Das große Prinzip der Ethik-Charta besteht darin, einige Regeln des guten Verhaltens in Erinnerung zu rufen. Das Bestreben der Einkaufsabteilung ist es, die Einhaltung dieser Präventivmaßnahmen durchzusetzen.

Einige grundlegende Regeln der Charta, die zu beachten sind:
• Verachtung und Zynismus gegenüber Lieferanten und Subunternehmern vermeiden,
• die Beziehungen zwischen Kunden und Lieferanten entstehen langfristig nach zahlreichen gegenseitigen und anhaltenden Anstrengungen,
• diese Beziehungen werden durch eine wirtschaftliche und technische Wachsamkeit ständig hinterfragt,
• langfristig arbeiten und kurzfristig befriedigende Schachzüge vermeiden, die jedoch die Zukunft der Beziehungen belasten,
• sein Wort halten und Ehrlichkeit beweisen sind Haltungen, die die Beziehungen dauerhaft sichern,
• den Wohlstand seines Unternehmens nicht auf dem Ruin anderer aufbauen.