Sind die Einkaufsprozesse meines Unternehmens effizient und wirksam?

Wie steuern Sie Ihren Einkauf? Haben Sie eine bestimmte Politik und bestimmte Strategien festgelegt? Haben Sie die richtigen Lieferanten ausgewählt und stellen Sie eine Nachverfolgung der Beziehungen zu ihnen sicher? Können Sie gut mit Ihren Lieferanten verhandeln und verfügen Sie über zuverlässige und absichernde Verträge? Kurz gesagt: Sie haben den potenziellen Mehrwert erkannt, der mit einem guten Management Ihres Einkaufs verbunden ist, aber ist dieses gute Management auch tatsächlich umgesetzt?

Einkaufspolitik und Strategien

„Kein Wind ist günstig für den, der nicht weiß, wohin er will“ … Dieses Zitat erinnert uns daran, dass keine Optimierung ohne eine allgemeine Ausrichtung, ohne Ziele und ohne eine gute Kenntnis (eine bekannte und geteilte Vision) des Unternehmens und seiner Gesamtstrategie stattfinden kann.

Aus dieser Politik und diesen strategischen Entscheidungen ergibt sich ganz natürlich die Definition einer oder mehrerer Strategien, je nach Art der Einkäufe, die Sie optimieren möchten. Kartieren, Analysieren und Strukturieren sind die grundlegenden Maßnahmen, die dazu dienen, Ihre Stärken und Schwächen genau zu bestimmen. Eine angepasste Politik und angepasste Strategien bringen Ihnen die größten Einsparungen.

Das Management von Ausschreibungen

Die – möglichst funktionale – Definition des Bedarfs und der einzusetzenden Volumina ist besonders heikel und entscheidend für den Erfolg eines guten Sourcings. Aber das ist noch nicht alles: Anschließend gilt es, den Markt gut zu analysieren, um die besten potenziellen Lieferanten vorauszuwählen, und bei der Abwicklung der Ausschreibung sehr sorgfältig vorzugehen, um alle Risiken von Lieferausfällen, Konflikten oder gar einer ergebnislosen Ausschreibung zu vermeiden.

Verhandeln können …

Die Verhandlungskompetenz erscheint für die Funktion des Einkäufers selbstverständlich, auch wenn manchmal vergessen wird, dass eine gute Beziehung zwischen Einkäufer und Verkäufer nicht nur eine Frage des „Bauchgefühls“ ist, sondern auch Analysefähigkeiten erfordert (um seinen Gesprächspartner gut zu kennen und auch die verschiedenen Aspekte, die für eine langfristige Partnerschaft notwendig sind). Die Optimierung des Einkaufs hat eine strategische Rolle innerhalb des Unternehmens, und ein guter Einkäufer muss ebenso mit seinen externen Gesprächspartnern wie mit seinen internen Kunden verhandeln können.

… und Verträge schließen können

Auch wenn der Abschluss von Verträgen nicht systematisch erfolgen sollte und auf Fälle beschränkt sein muss, in denen sein Mehrwert nachgewiesen ist, liegt es dennoch auf der Hand, dass Verträge ein Garant für Beständigkeit und Sicherheit in den Beziehungen sind und die Gewähr dafür bieten, dass eine Reihe von Punkten – über einen bloßen „Preis“ hinaus – geprüft und verhandelt wurde.

Das SRM: Supplier Relationship Management

Ihre Lieferanten innerhalb eines zuverlässigen, beständigen und effizienten IT-Systems zu verwalten ist ein Eckpfeiler für eine gute Beherrschung der Prozesse: Verwaltung der Anzahl der Ansprechpartner (in dieser Funktion oft vielfältig und verschieden), Bearbeitung von Vorfällen (Zahlungen, Lieferungen, Verzögerungen …), Nachverfolgung der Beziehungen in der operativen Phase oder in der Phase der Vertragsgestaltung … Die Informationsmengen, die durch all diese internen und externen Datenflüsse erzeugt werden, erfordern eine gute Beherrschung der IT-Werkzeuge: Dashboards, Datenbanken …