$" />Jeder Einkäufer ist aufgrund der Vielfalt an Lieferantenbeziehungen, Stakeholdern, Ereignissen usw. mit einer enormen Komplexität konfrontiert. Um nicht den Überblick zu verlieren, ist es wichtig, Ihre Lieferanten methodisch zu steuern und – wenn möglich – mit dedizierten Tools, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Reaktionsfähigkeit, Entscheidungsfindung und Profitabilität zu verbessern. Dies wird als SRM bzw. Supplier Relationship Management bezeichnet.
Darüber hinaus schreiben Qualitätssysteme heutzutage kontinuierliche Verbesserungsprozesse vor, die dieses Management und Monitoring unerlässlich machen.
Lieferantenbeziehungsmanagement: Prozesse und Tools zur Steuerung der Performance
Nach der Etablierung der Lieferantensegmentierung, die die Grundlage der Einkaufsstrategien je Kategorie bildet, folgt die operative Phase, in der die Performance überwacht und kontinuierlich verbessert werden muss. Angesichts der begrenzten Zeit, die einem Einkäufer zur Verfügung steht, ist es jedoch entscheidend, sich auf gezielte Beziehungen zu konzentrieren – in der Regel mit strategischen und/oder kritischen Lieferanten. Dies erfordert einen umfassenden Monitoring-Plan, der entsprechend den verfügbaren Einkaufsressourcen zugewiesen wird und die wichtigsten internen Stakeholder einbindet, da Lieferantenbeziehungen eindeutig nicht allein in der Verantwortung des Einkäufers liegen. Die Einkaufsabteilung ist für die Steuerung dieses Supplier-Relationship-Management-Systems verantwortlich.
Performance-Management umfasst in erster Linie die Festlegung von Bewertungen und Kennzahlen sowie deren regelmäßige Überwachung (Analyse und Entscheidungsfindung). Dafür muss das System auf klar identifizierten Bereichen der Wertschöpfung im Einkauf basieren: Kostenoptimierung, Geschäftsoptimierung, Prozess- und Produktivitätsoptimierung, Optimierung von Flexibilität und Geschwindigkeit, Risikomanagement usw.
Ihr Lieferantenportfolio effektiv steuern
Sobald Ihre Lieferantenliste (als Panel oder Zielportfolio bezeichnet) erstellt und Ihre Bewertungskriterien definiert sind, besteht der nächste Schritt darin, jedem Lieferanten einen Status zuzuweisen.
Zum Beispiel:
• P für „Im Panel“ für leistungsstarke Lieferanten;
• N für „Neu“ für Lieferanten in der Qualifizierungsphase;
• S für „Suspendiert“ für Lieferanten in der Bewährungsphase, in der sämtliches Neugeschäft untersagt ist;
• E für „Aus dem Panel entfernt“ für einen Lieferanten, mit dem wir nicht mehr zusammenarbeiten möchten
Die Definition eines Lieferantenstatus ist der konkrete Ausdruck der Einkaufspolitik für die betreffende Kategorie und verbessert die interne Konsistenz in der Kommunikation zwischen den verschiedenen Stakeholdern in Bezug auf den Lieferanten. Die als Status ausgedrückte Entscheidung ist eindeutig, kommuniziert, geteilt und transparent – auch wenn die Entscheidung selbst eine Quelle interner Konflikte sein kann. Umgekehrt ist offensichtlich, dass die Kontrolle über das Lieferantenpanel (Entscheidungen über Aufnahme oder Ausschluss) ein grundlegendes Element der operativen Umsetzung der Strategie ist.
Um sicherzustellen, dass das Panel eingehalten wird, ist es mitunter erforderlich, die Validierung jedes neuen Lieferanten durch die Einkaufsabteilung verpflichtend zu machen, d. h. im ERP des Unternehmens einen vom Einkauf gesteuerten Lieferantenstatus zu integrieren.
Performance nachverfolgen: Scorecard und Dashboard
Die Scorecard ist ein „Lieferantenprofil“, das einer Lieferantenbeziehung im Rahmen des SRM-Programms gewidmet ist und für das interne Management sowie für den Lieferanten bestimmt ist. Die Anzahl der Kriterien variiert je nach Bedeutung und Kritikalität. Das Tool ist über die Zeit wirksam und erfordert einen gewissen Aufwand bei Einführung und Monitoring. Die Scorecard umfasst die zentralen Elemente der Performance:
• Qualität (Anzahl und Art der Vorfälle, Auditergebnisse)
• Logistik (Prozentsatz pünktlicher Lieferungen/Mengen …)
• Kosten (Preisentwicklung, Kosten durch Nicht-Qualität …)
• Optional
• Projekte (Einhaltung von Terminen)
• Service (Reaktionsfähigkeit, Anzahl der Vorschläge …)
Das Dashboard ist ein Zusammenfassungs-Tool, mit dem Sie das gesamte SRM-Programm nachverfolgen können. Es enthält außerdem Kennzahlen für zentrale Einkaufskategorien. Es ist für das obere interne Management bestimmt.
Scorecard und Dashboard sollten regelmäßig aktualisiert werden (jährlich, halbjährlich oder quartalsweise, je nach Themen und Risiken manchmal monatlich).