$" />Um die Lieferantenbeziehungen optimal zu verwalten, muss die Einkaufsabteilung reaktiv, aber vor allem auch proaktiv sein. Eng verbunden mit den betrieblichen Anforderungen des Unternehmens, benötigt sie ein hohes Maß an Autonomie.
Autonomie erfordert eine faire Definition der notwendigen Prozesse (ohne in Verwaltungsaufwand zu verfallen) und eine gute Definition möglicher und nützlicher Zuständigkeiten und Befugnisübertragungen.
Formalisierung einer Lieferantenbeziehung durch einen Vertrag
Ein Vertrag ist eine freiwillige Vereinbarung zwischen mehreren Parteien, die formell oder informell sein kann und gesetzlich anerkannt ist. In der Praxis kann eine „Lieferantenbeziehung“ in verschiedenen Formen formalisiert werden: Brief, Dokument, E-Mail etc., aber auch durch eine einfache mündliche Vereinbarung oder einen Handschlag. Zu den gängigen Praktiken in einer Lieferantenbeziehung gehört das Konzept der „de facto-Änderung”, bei dem die Austauschbedingungen von einer Partei geändert werden, ohne dass die andere Partei darauf reagiert (entweder weil sie davon keine Kenntnis hat oder weil dies das reibungslose Funktionieren der Beziehung nicht beeinträchtigt).
Zur Erinnerung: Es gibt vier Voraussetzungen für das Bestehen eines Vertrags:
1. Rechtsfähigkeit der Parteien
2. bestimmtes oder bestimmbares Objekt
3. Rechtmäßiger Grund
4. Austausch von Zustimmungen
Die einzige Realität, die zählt, ist: „Welche Beweise haben wir für die Existenz und den Inhalt der Vereinbarung?“
Hier wird der Vorteil vertraglicher Vereinbarungen für Lieferantenbeziehungen deutlich, insbesondere angesichts des wachsenden Schutzbedürfnisses in einem zunehmend restriktiven und komplexen rechtlichen Umfeld. Der Einsatz einer vertraglichen Vereinbarung ermöglicht somit:
• die Strukturierung einer komplexen Beziehung mit hohem Einsatz (Ziele, Ressourcen, Austausch, Schutz des geistigen Eigentums usw.)
• spart Zeit durch die Formalisierung gemeinsamer Regeln für die wiederholte Nutzung und vereinfacht die tägliche Verwaltung (Rahmenvereinbarung)
• gewährleistet Rückverfolgbarkeit und sogar Kontinuität in sich verändernden Umgebungen (Mitarbeiterfluktuation)
• Zu den größten Nachteilen, die die Einführung dieser Praxis behindern, gehören:
• Kann den Entscheidungsprozess erheblich verzögern
• Kann teuer in der Umsetzung und Pflege sein (Fachwissen, zahlreiche Änderungen)
• Kann ein Klima des Misstrauens und der Risikoscheu fördern, was zu Unentschlossenheit oder Untätigkeit führt
• Kann paradoxerweise den Austausch stark einschränken oder sogar entmenschlichen (z. B. keine informellen Interaktionen zwischen Käufer und Verkäufer)
• Gesetze oder Verordnungen hinken manchmal den modernsten oder innovativsten Praktiken hinterher (Rechtsvakuum)
Die Übertragung von Verpflichtungen
Die Eröffnung eines Lieferanten-Kontos fällt normalerweise in den Zuständigkeitsbereich der Einkaufsabteilung, kann jedoch auch an Einkäufer oder sogar an die Buchhaltung delegiert werden, idealerweise mit Genehmigung der Einkaufsabteilung, um die Kontrolle über die Lieferantendatenbank zu behalten.
Wenn es sich um einen strategischen oder kritischen Lieferanten handelt, erfolgt die Überwachung durch die Einkaufsabteilung über ein spezielles Dashboard.
Je nach Art der Lieferantenbeziehungen, der Einkaufspolitik des Unternehmens oder der Kritikalität der gekauften Produkte kann die Einkaufsabteilung an folgenden Aufgaben beteiligt sein: Auftragserteilung, operatives Management (Bestellung, Lieferung, Rechnungsstellung) und möglicherweise auch an der Beilegung von Streitigkeiten.
Der Vorteil dieses Ansatzes besteht darin, dass er in einen Qualitäts- und Optimierungsprozess integriert werden kann, um die Gesamtproduktivität zu verbessern.
Dokumente, die den Alltag erleichtern
Die Ausarbeitung eines allgemeinen Dokuments, in dem die Allgemeinen Einkaufsbedingungen (AEB) dargelegt sind, ist eine bewährte Vorgehensweise, die dazu beiträgt, die Beziehungen zwischen den Partnern zu sichern. Die Rahmenvereinbarung ist auch ein Instrument, das die Auftragsabwicklung auf operativer Ebene erleichtern kann.
Finally, to optimize and streamline purchasing management, the implementation of delegations of signature and/or commitment is a path to explore.