$" />Die Einkaufsabteilung ist eine funktionsübergreifende Struktur innerhalb des Unternehmens. Daher müssen Einkäufer nicht nur die Lieferanten und den Markt kennen, sondern auch alle internen Stakeholder des Unternehmens, die als interne Kunden bezeichnet werden.
Die Kultur des „internen Kunden“
Historisch gesehen waren bis etwa zum Jahr 2000 folgende Unternehmen mit Einkaufsabteilungen betroffen: große Industrieunternehmen für ihre direkten und strategischen Einkäufe (Einkäufe, die für die Massenproduktion erforderlich sind) und hauptsächlich für den Einkauf von Ausrüstung.
Heute sind Einkaufsabteilungen auch in der Lage, die Bedürfnisse kleinerer Organisationen wie KMU und mittelständischer Unternehmen im Dienstleistungssektor sowie im öffentlichen Sektor für sogenannte indirekte Einkäufe (Nicht-Produktion) und für Dienstleistungen oder intellektuelle Dienstleistungen zu bedienen. Es handelt sich nicht mehr um eine einzige „Lieferantenmanagement”-Funktion, sondern um eine vielschichtige Aufgabe, die auf die Optimierung der Gesamtkosten innerhalb des Unternehmens abzielt.
Daher ist innerhalb der Einkaufsabteilungen ein grundlegender Wandel erforderlich, um den Mehrwert für das Unternehmen zu maximieren. Einkäufer müssen andere Abteilungen innerhalb des Unternehmens als ihre internen Kunden betrachten und alles tun, um die Kundenzufriedenheit sicherzustellen, sei es in Bezug auf Preis, Verfahren oder Reaktionsfähigkeit. Sie müssen vertrauenswürdige Partner sein, die vor allem ein tiefes Verständnis für ihre Kunden haben. Dies erfordert die Entwicklung einer echten Kultur innerhalb des Unternehmens selbst.
Was müssen Sie über Ihre internen Kunden wissen?
Zunächst müssen Sie ALLE internen Kunden identifizieren, die wahrscheinlich die Einkaufsabteilung in Anspruch nehmen werden. Bei Direktkäufen (Materialien im Zusammenhang mit der Produktion des Unternehmens) ist es wichtig, alle Abteilungen zu kennen, die diese Produkte verwenden werden, um verschiedene potenzielle Optimierungsbereiche zu finden: bei den Kosten (wiederkehrende oder einmalige), aber auch bei Innovationen oder Prozessen (Flexibilität, Reaktionsfähigkeit, Lagerung usw.). Bei indirekten Einkäufen (Verbrauchsmaterialien, verschiedene Ausrüstungsgegenstände usw.) kann die Identifizierung aller Beteiligten zeitaufwändig sein, ist jedoch notwendig, um eine echte Gesamtkostenoptimierung zu erreichen. Das Ergebnis ist eine Kontaktkarte für jede der Einkaufskategorien und -familien.
Die Ziele, Einschränkungen und Funktionsweise Ihrer internen Kunden
Grundsätzlich wird vom Beschaffungswesen erwartet, dass es entlang fünf vorrangiger Linien Wert schafft:
• Cost optimization:
Total acquisition cost impacting the financial margin
• Geschäftsoptimierung und Innovation:
Umsatz und/oder Bruttomarge, den richtigen Partner finden
• Prozess- und Produktivitätsoptimierung:
Qualität, Effizienz
• Optimierung von Flexibilität und Geschwindigkeit:
Projekt, Lieferung, …
• Risikomanagement:
keine Störungen, keine Verluste, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Interne Kunden (einschließlich des Managements) werden Erwartungen an jede dieser Achsen haben, jedoch mit unterschiedlichen Prioritäten und Zielen, je nach Kunde.
Um Ihre internen Kunden zufrieden zu stellen, ist es unerlässlich, deren Ziele und Einschränkungen zu verstehen: So können Sie effektiver und effizienter mit Lieferanten verhandeln. Indem Sie Ihren Kunden helfen, ihre Ziele zu erreichen, und deren Einschränkungen und Bedürfnisse mit Ihren eigenen in Einklang bringen, leisten Sie einen doppelten Beitrag: Sie steigern die finanziellen Ergebnisse des Unternehmens und fördern die internen Beziehungen. Außerdem gewinnen Sie damit erhebliche Anerkennung und Respekt.
Die tägliche Arbeit des Einkäufers wird auch erleichtert, wenn der interne Kunde sich an den Einkaufsansatz hält (Einholung von Informationen für die Erstellung der Spezifikationen, Verfügbarkeit zur Validierung eines Produkts oder einer Dienstleistung, Berücksichtigung bei der Bearbeitung von Lieferantenvorfällen usw.).
Es ist sinnvoll, nach einem Projekt alle Beteiligten um Feedback zu bitten, ohne negative Rückmeldungen zu fürchten, sowohl um sich kontinuierlich zu verbessern als auch um die Möglichkeit zu haben, positives Feedback zu erhalten!
Diese bewährten Praktiken machen Ihre Projekte attraktiv, ermöglichen Ihnen, Ihre Ziele zu erreichen, und sorgen, wenn wir so sagen dürfen, für ein erfülltes und konstruktives Berufsleben.
Wir sehen also, dass die optimale Funktionsweise einer Einkaufsabteilung von einer guten Kenntnis ihrer internen Kunden abhängt, um relevante Verbesserungen vorschlagen und gemeinsam an der Senkung der Gesamtkosten arbeiten zu können.