$" />Eine gut strukturierte und gut organisierte Einkaufsabteilung beginnt mit einer klaren Definition ihrer Aufgaben, Ziele und Funktionen (Positionen) der beteiligten Mitarbeiter.
Lassen Sie uns einige allgemeine Punkte durchgehen, die Ihnen helfen werden, die Einkaufsabteilung Ihres Unternehmens richtig zu positionieren.
Aufgaben der Einkaufsabteilung
Allgemein gesagt hat eine Einkaufsabteilung folgende strategische Aufgaben:
1. Zur Steigerung der Finanzergebnisse beitragen.
2. Kontinuierliche Verbesserung durch Lieferantenbeziehungen vorantreiben.
3. Schutz des Unternehmens (Bewältigung von Lieferunterbrechungen, Streitigkeiten, Zwischenfällen usw.).
Der Kern des Geschäfts besteht in erster Linie darin, die Bedürfnisse interner Kunden zu erfüllen, indem die beste Leistung von Lieferanten (Qualität / Kosten / Lieferung / Dienstleistungen) erzielt und die Gesamtkosten optimiert werden.
Ziele der Einkaufsabteilung
Die Definition der Ziele der Einkaufsabteilung erfolgt natürlich in Verbindung mit einer Strategie (die wiederum mit einer Einkaufspolitik verknüpft ist).
Als Nächstes werden diese Ziele für jede Familie und/oder jeden Mitarbeiter aufgeschlüsselt. Ein Einkaufsziel muss, wie im Management, „SMART” sein::
• Specific (präzise),
• Measurable (mit einem Indikator verbunden),
• Ambitious (mit Aufwand verbunden),
• Realistic (erreichbar),
• Time-bound (über einen Zeitraum geplant, mit Überwachung, Bewertungen und abschließender Validierung).
Struktur der Einkaufsabteilung
Um eine Einkaufsabteilung in Ihrem Unternehmen einzurichten, müssen Sie die erforderlichen Schlüsselpositionen identifiziert und formalisiert haben.
• Direktor und Manager: Verantwortlich für Management und Berichterstattung, möglicherweise einschließlich Kommunikation, und direkt verantwortlich für strategische oder kritische Einkäufe. Der Direktor ist an der Festlegung der Strategie beteiligt.
• Käufer: Es gibt drei verschiedene Arten von Käufern:
• Familienkäufer: Verantwortlich für den gesamten Einkaufsprozess für seine Produktfamilie an einem Standort.
• Projektkäufer: in die Projektteams integriert, zuständig für die Koordination mit den Familienkäufern und die Integration von Überwachungs- und Innovationsfunktionen.
• Lead Buyer: Verantwortlich für Einkaufsprozesse nach Produktfamilien, jedoch über mehrere Standorte hinweg.
• Qualitätsmanager: verwaltet die Wareneingangskontrolle und Audits. Er kann der Einkaufsabteilung oder der Qualitätsabteilung angehören.
Je nach Branche und Industrie können auch andere Positionen erforderlich sein, wenn auch weniger häufig:
• Lieferantenentwickler: Verantwortlich für die Übertragung der Best Practices und Methoden des Kunden auf den Lieferanten, um die Gesamtqualität der Interaktionen und die Konsistenz der Qualitätsüberwachung zu verbessern.
• Einkaufscontroller: Füllt und pflegt die Einkaufsdatenbank, überwacht Preis-Leistungs-Verhältnisse und erstellt Berichte.
• Einkaufsmethodenmanager: Verantwortlich für die Implementierung und Nutzung von SRM (Supplier Relationship Management) und dem Einkaufsintranet sowie Leitung von Projekten zur Verbesserung der Einkaufstools und -prozesse.
Diese verschiedenen Positionen können, wenn sie nicht vollständig vorhanden sind, Gegenstand von Aufgaben sein, die einem oder mehreren Einkäufern oder Managern übertragen werden.
Schließlich muss die gesamte Einkaufsabteilung in der Lage sein, rechtliche Unterstützung in Anspruch zu nehmen, entweder extern (durch enge Zusammenarbeit mit Kanzleien) oder intern (durch einen Manager, der als Rechtsexperte für alle Verträge und Streitigkeiten fungiert).