$" />Um die der Einkaufsabteilung übertragenen Aufgaben zu erfüllen (Einkauf von Produkten, Dienstleistungen oder Lösungen zu den besten Marktbedingungen …), muss eine Einkaufsstrategie festgelegt werden. Ohne Strategie kann keine erfolgreiche Lieferantenbeziehung erwartet werden, und die Abteilung wird wahrscheinlich den Ereignissen innerhalb dieser Beziehungen ausgeliefert sein.
Die Einkaufsstrategie
Die Einkaufsstrategie orientiert sich am Streben nach dem größtmöglichen Beitrag der Funktion zur allgemeinen Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Darüber hinaus ist sie vollständig auf die allgemeine Strategie abgestimmt und konzentriert sich auf die folgenden Punkte, die komplementäre Handlungsfelder darstellen:
• Festlegung und Validierung einkaufsspezifischer Ziele;
Festlegung der für den Einkauf spezifischen Ziele und des Aktionsplans
Ziel ist es, die Unternehmensziele zu synthetisieren und sie operativ auf alle verwalteten Einkaufskategorien zu übertragen.
Das ist zwar leicht gesagt, aber die Umsetzung ist eine langwierige und relativ komplexe Aufgabe. Tatsächlich müssen die Ziele auf der Grundlage der verfügbaren Ressourcen sowie zahlreicher Einschränkungen (Markttrends, operative Notfälle, erforderliche und verfügbare Leistungsniveaus usw.) in konkrete Begriffe übersetzt werden. In der Praxis umfasst dies die folgenden Schritte, von denen einige bereits festgelegt sein können:
• Erfassung der historischen Ausgaben nach Lieferanten (und wenn möglich nach Artikel/Dienstleistung)
• Festlegung einer konsistenten Segmentierung für alle Ausgabenkategorien. Spezialisierung auf den Handel: Analyse der Verkaufsstrategie (Bedürfnisse/Einschränkungen/Trends)
• Analyse des Lieferantenmarktes nach Typ unter Verwendung der Five Forces nach Porter
• Erstellung einer Kraljic-Matrix für jedes Segment (auf Familien- und/oder Typebene)
• Erstellung einer SWOT-Analyse für jeden Typ
• Generierung und Bewertung von Verbesserungsinitiativen auf der Grundlage der vorgegebenen Ziele
• Erstellung einer Aufwand-Nutzen-Matrix für jeden Typ
• Entwicklung eines detaillierten Aktionsplans mit Zeitplan, Indikatoren und Berichterstattung
Lieferantenpolitik
Die Lieferantenbeziehungspolitik unseres Unternehmens ist darauf ausgerichtet, die Lieferantentreue zu fördern. Um dies zu erreichen, muss die durch diese Politik geschaffene langfristige Beziehung mithilfe eines Leistungsmessungssystems für das bestehende und zukünftige Lieferantenpanel gesteuert werden.
Die Kommunikationspolitik
Sie operiert auf zwei Ebenen:
• Intern ist die Einkaufsabteilung ein zentrales Forum für Diskussionen, an dem verschiedene Stakeholder innerhalb des Unternehmens teilnehmen können.
• Extern setzt die Einkaufsabteilung alle notwendigen Maßnahmen um, damit das Unternehmen ein starkes Image von Ethik und Kompetenz im Bereich des Einkaufs vermittelt.
Personalpolitik
In der heutigen Wirtschaft ist der Akt des Einkaufs komplex geworden, weshalb sich die Profile der in diesem Bereich tätigen Personen ständig weiterentwickeln. Das erforderliche Qualifikationsniveau für diesen Beruf ist zunehmend hoch; wir suchen nach einer seltenen Spezies: jemandem, der analytisch, kommunikativ, eine Führungspersönlichkeit und ein Verhandlungsführer ist und sich in technischen, finanziellen, rechtlichen und qualitativen Umgebungen wohlfühlt.
Daher muss zwingend mit jedem Mitglied eines Einkaufsteams ein Entwicklungsplan erstellt werden, um all diesen Herausforderungen gerecht zu werden.
Lieferantenqualitätspolitik
• Die Organisation muss sicherstellen, dass das gekaufte Produkt den spezifizierten Beschaffungsanforderungen entspricht.
• Die Art und das Ausmaß der auf den Lieferanten und das gekaufte Produkt angewandten Kontrolle müssen von den Auswirkungen des gekauften Produkts auf die nachfolgende Produktion oder das Endprodukt abhängen.
• Die Organisation muss Lieferanten auf der Grundlage ihrer Fähigkeit bewerten und auswählen, ein Produkt bereitzustellen, das den Anforderungen der Organisation entspricht.
• Es müssen Kriterien für die Auswahl, Bewertung und Neubewertung festgelegt werden.
Einkaufsethik
Sie ist um drei Hauptachsen gegliedert:
1. Festlegung von Regeln und Verfahren
Korruption ist ein Risiko im Umfeld der Einkaufsfunktion, daher müssen Regeln, Chartas und Verfahren eingeführt werden, um mehr Transparenz zu schaffen und das Vertrauen von Lieferanten und Kunden zu erhalten.
Ein Ethikkodex muss mit den folgenden Grundprinzipien formalisiert werden:
• Lieferantenbewertung und -auswahl,
• frühzeitige Einbindung von Lieferanten,
• Kommunikation und Informationsaustausch mit Lieferanten,
• geistiges und gewerbliches Eigentum,
• Häufigkeit von Lieferantenkonsultationen,
• Vertragsprinzipien,
• wesentliche Vertragsklauseln,
• Grundsätze für die Herausforderung von Lieferanten,
• Beschaffungspolitik,
• Allgemeine Einkaufsbedingungen.
2 . Beziehung zu Lieferanten
Während des gesamten Beschaffungsprozesses muss die Fairness zwischen den Lieferanten gewährleistet sein:
• Einreichung ähnlicher Unterlagen,
• ähnliche Informationsanfragen,
• gleicher Zugang zu Informationen,
• identischer Verhandlungsprozess,
• Zusammenfassung von Kontakten, Angeboten und Verhandlungen für jeden Fall.
3. Die Ethik-Charta
Die Einkaufsethik umfasst alle Verhaltensregeln, die wir uns selbst oder unseren Lieferanten auferlegen. Dieses Dokument, das an alle Beteiligten der Lieferantenbeziehung verteilt wird, beschreibt nicht nur die Einkaufsverfahren, sondern legt auch die ethischen Regeln fest, an die sie sich halten müssen.
Transparenz ist ebenso wichtig wie Integrität und Verantwortung. Das Kernprinzip des Ethikkodex besteht darin, bestimmte Regeln für gutes Benehmen zu bekräftigen. Die Einkaufsabteilung setzt sich dafür ein, dass diese Präventivmaßnahmen eingehalten werden.
Einige grundlegende Regeln der Charta, die zu beachten sind:
• Vermeiden Sie Geringschätzung und Zynismus gegenüber Lieferanten und Subunternehmern,
• Kunden-Lieferanten-Beziehungen werden langfristig nach zahlreichen und nachhaltigen gegenseitigen Bemühungen aufgebaut,
• Diese Beziehungen werden durch wirtschaftliche und technische Wachsamkeit ständig neu bewertet,
• Arbeiten Sie langfristig und vermeiden Sie kurzfristige Gewinne, die zwar befriedigend erscheinen mögen, aber die Zukunft der Beziehung gefährden,
• Wort zu halten und Ehrlichkeit zu beweisen, sind Verhaltensweisen, die die Langlebigkeit von Beziehungen sichern,
• Bauen Sie den Wohlstand Ihres Unternehmens nicht auf dem Ruin anderer auf.