$" />Die Bedarfsanalysephase ermöglicht die qualitative und quantitative Bestimmung der Art des Bedarfs. Ziel dieser Bewertung ist es, ein Lastenheft zu erstellen, das den konsultierten Lieferanten vorgelegt wird.
Die Spezifikationen variieren in ihrer Komplexität je nach folgenden Parametern:
• Kurze Vorlaufzeit (in der Regel eine Konsultation) oder lange Vorlaufzeit (Möglichkeit der Entwicklung einer vollständigen Ausschreibung);
• Einsatz (hoch oder niedrig);
• Verfügbare Ressourcen (ausreichend, begrenzt oder sogar nicht vorhanden);
• Ziele (ehrgeizig oder im Einklang mit der bisherigen Leistung);
• Risiken (Neuheit, Qualitätsprobleme usw.)
Interessengruppen bei der Bedarfsformulierung
Die Bedarfsformulierung basiert auf einem untrennbaren „Quartett“:
1. Der Nutzer, basierend auf seiner Praxiserfahrung,
2. Der Verordner, für sein technisches Wissen,
3. Der Lieferant für sein Angebot,
4. Der Einkäufer als federführender Projektmanager.
Der Einkäufer, stets im Mittelpunkt dieser Gruppe, sorgt für ein sensibles Gleichgewicht zwischen den Interessengruppen:
• intern definiert er die Unternehmensbedürfnisse mit seinen Ansprechpartnern,
• extern wählt er Lieferanten aus und verhandelt mit denen, die diese Bedürfnisse am besten erfüllen.
Idealerweise sollten wir den Bedarf so präzise wie möglich definieren, was in der Realität kompliziert ist, da wir nie alle notwendigen Informationen haben. Das Gleichgewicht zwischen Über- und Unterqualität ist heikel.
Die 2 Arten von Spezifikationen
Das Spezifikationsdokument, das zur Konsultation des Lieferantenmarktes verwendet wird, kann sein:
• fest (in der Regel eine präzise Referenz);
Die Wahl zwischen diesen beiden Arten von Spezifikationen wird selbstverständlich auf der Grundlage der festgelegten Strategie getroffen.
Die Spezifikationen sind festgelegt
Es wird in Form von „der Tatsache, dass“ ausgedrückt, was bedeutet, dass eine Lösung auferlegt wird, ohne notwendigerweise zu erklären, wofür sie verwendet wird oder welches Leistungsniveau sie erbringen soll.
Dies ist somit ein Dokument, das alle Merkmale zusammenfasst, die den Lieferanten auferlegt werden.
Je nach den Gegebenheiten kann das technische Lastenheft eine vereinfachte Form annehmen, basierend auf einem Definitionsplan und einer Reihe kommerzieller Kriterien, oder eine detailliertere Form, die Folgendes umfasst:
• eine Einleitung mit allgemeinen Informationen,
• den Vertragsgegenstand, spezifisch für die Konsultation und zur Definition des Kontexts, der Vertragslaufzeit, des zugehörigen Vertrags, der Umgebung und ihrer Vorschriften…
• die Beschreibung des Bedarfs, einschließlich der Merkmale der erwarteten Ausrüstung oder Dienstleistung, des gewünschten Qualitätsniveaus, der einzuhaltenden Standards…
• den Vertragspreis, der den Lieferanten die Verfahren zur Preisgestaltung vorgibt,
• die Organisation des Verfahrens, die eine Beschreibung der zu erfüllenden Verpflichtungen enthält, wie z. B. das Eingangsdatum der Angebote, die für die Akte zuständige Person…
• die Zuschlagskriterien, die das Verfahren zur Auswahl der Lieferanten darlegen.
Das funktionale Lastenheft
Diese Art von Spezifikation wird in Bezug auf „gemacht für“ ausgedrückt, was die Suche nach einem Ergebnis bedeutet, das aus einer Lieferantenlösung abgeleitet wird. Die Bestandteile eines funktionalen Lastenhefts sind:
1. Die allgemeine Darstellung des Bedarfs, die die Hauptbedürfnisse beschreibt, die das Produkt oder die Dienstleistung erfüllen muss, Informationen über Mengen und deren Verteilung über die Zeit sowie den allgemeinen Kontext des Projekts (die Situation, die am Projekt beteiligten Parteien und die Ziele, die Art der angeforderten Dienstleistung, die Vertraulichkeit und die gewünschte Umgebung),
2. Die funktionale Bedarfsformulierung, die das Ergebnis einer Funktionsanalyse des Produkts oder der Dienstleistung ist, welche die verschiedenen Detaillierungsgrade bei der Formulierung der Anforderung aufzeigt.
Dienstleistungsfunktionen und -einschränkungen: Eine Einschränkung ist definiert als eine Begrenzung der Kreativität und Innovation des Designers. Diese Einschränkungen können sein:
• Regulatorisch: Sicherheit, Umwelt.
• Qualitativ: Standards, Labels.
• Umweltbezogen: verfügbare Energie, umgebende Einrichtungen, Handhabungsgeräte.
3. Bewertungskriterien: Für jede Funktion müssen Bewertungskriterien definiert werden, um festzustellen, ob die Funktion erfüllt oder die Einschränkung eingehalten wird. Zum Beispiel: Kapazität, Temperatur, Fehlerbehebungszeit, Flammenlänge usw.
Die wesentlichen Klauseln eines Lastenhefts
Unabhängig vom Format des Lastenhefts bilden die folgenden Elemente die Standardgrundlage für die Klauseln, die in der Ausschreibung enthalten sein müssen:
• Zweck des Lastenhefts
• Umfang der Ausschreibung
• Dauer und zugehöriger Zeitplan des Projekts
• Technische oder funktionale Beschreibung der Anforderung
• Möglichkeit technischer Alternativen (ja/nein)
• Zwingend einzuhaltende Verfahren (nicht verhandelbare Klauseln)
• Struktur und Überwachung des Vertrags mit dem Lieferanten
• Vertraulichkeit
• Ansprechpartner
• Hauptbewertungskriterien
• Technische Anhänge